KI und Datenschutz: Was ist im B2B-Handel mit Kundendaten erlaubt?

Dürfen Mitarbeiter Kundendaten in ChatGPT eingeben?

Ja, aber nicht in jedem Zugang und nicht ohne Vorarbeit. Personenbezogene Kundendaten gehören nur in einen geschäftlichen Tarif, für den ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, und nur dann, wenn Sie für den konkreten Zweck eine Rechtsgrundlage haben. Private Konten scheiden für Kundendaten aus, ob kostenlos oder bezahlt.

Was „personenbezogen“ heißt, wird im B2B-Geschäft oft unterschätzt. Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) meint alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen (Artikel 4 Nr. 1). Der Firmenname einer GmbH gehört nicht dazu, der Name des Einkäufers, seine Durchwahl und seine Mailadresse schon. Im technischen Fachhandel kommt etwas hinzu: Viele Kunden aus dem Handwerk sind Einzelunternehmer. Bei ihnen ist schon die Firmierung oft ein Personenname, und die Umsatzhistorie beschreibt die wirtschaftliche Lage eines Menschen. Was in Ihrem CRM im Außendienst steht, ist deshalb fast durchgehend personenbezogen.

Den Namen wegzulassen, reicht häufig nicht. Die Datenschutzkonferenz (DSK), das Gremium der deutschen Datenschutzaufsichtsbehörden, weist in ihrer Orientierungshilfe zu Künstlicher Intelligenz vom 6. Mai 2024 darauf hin, dass sich der Personenbezug aus dem Zusammenhang ergeben kann. Eine Reklamation „vom Schlossermeister aus dem Nachbarort, Schweißgerät vom März“ kann im Haus jeder zuordnen.

Dass die Frage Betriebe umtreibt, zeigt eine Bitkom-Befragung von 603 Unternehmen ab 20 Beschäftigten aus dem Sommer 2026: Unter den Unternehmen, die KI bereits einsetzen, nennen 66 Prozent die Anforderungen an den Datenschutz als Hemmnis, mehr als jedes andere. 45 Prozent sorgen sich, dass Unternehmensdaten in falsche Hände geraten. Bitkom ist der Interessenverband der Digitalwirtschaft; Werte für den Großhandel weist die Befragung nicht aus.

Welche Rechtsgrundlage brauche ich nach der DSGVO?

Für jeden Verarbeitungsschritt eine, und der Auftragsverarbeitungsvertrag ist keine. Die DSK-Orientierungshilfe verlangt eine Rechtsgrundlage sowohl für die Verarbeitung in der KI-Anwendung als auch für die Übermittlung an deren Anbieter. Der Vertrag mit dem Anbieter regelt nur, was dieser mit den Daten tun darf.

Artikel 6 DSGVO nennt sechs Rechtsgrundlagen, für den Handel kommen vor allem zwei infrage. Die Vertragserfüllung (Absatz 1 Buchstabe b) setzt voraus, dass die betroffene Person selbst Vertragspartei ist oder die vorvertragliche Anfrage gestellt hat. Das passt beim Einzelunternehmer, beim angestellten Einkäufer einer GmbH dagegen kaum, denn Vertragspartner ist die Firma. Dort bleibt meist das berechtigte Interesse (Buchstabe f), das eine Abwägung mit den Interessen der Person verlangt. Das ist unsere Einordnung, keine gesicherte Rechtslage; ob die Abwägung für Ihren Zweck trägt, sollte Ihr Datenschutzbeauftragter beurteilen.

Zwei Grenzen sind eindeutiger. Besondere Kategorien nach Artikel 9, etwa Gesundheitsdaten, dürfen nur unter engen Ausnahmen verarbeitet werden — im Arbeitsschutzhandel zum Beispiel eine Unfallschilderung mit Verletzungsangaben. Und Entscheidungen mit Rechtswirkung darf grundsätzlich nur ein Mensch treffen (Artikel 22). Die DSK verlangt, dass dem Entscheider ein tatsächlicher Spielraum bleibt; eine nur formelle Beteiligung genügt nicht. Ein von der KI vorgeschlagenes Kreditlimit für einen Neukunden, das niemand wirklich prüft, wäre nach unserer Einschätzung ein Kandidat für dieses Verbot.

Was regelt der Auftragsverarbeitungsvertrag — und welche Tarife haben einen?

Der Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) bindet den Anbieter an Ihre Weisungen. Artikel 28 Absatz 3 DSGVO legt den Mindestinhalt fest, darunter Verarbeitung nur auf dokumentierte Weisung, auch bei Übermittlungen in Drittländer, Regeln für Unterauftragnehmer und Löschung nach Vertragsende.

Die großen Anbieter schließen einen solchen Vertrag nur für ihre geschäftlichen Angebote. Wir haben die Bedingungen am 16. Oktober 2026 auf den Originalseiten der Anbieter nachgelesen:

Drei Details, die in den meisten Übersichten fehlen:

Die Feedback-Taste hebelt den Schutz teilweise aus. Bei OpenAI kann ein Daumen hoch oder runter in den Privattarifen dazu führen, dass die gesamte Unterhaltung ins Training geht, auch wenn das Training abgeschaltet ist. In den Geschäftstarifen führt Feedback laut OpenAI nicht zum Training. Anthropic speichert Feedback auch in den geschäftlichen Angeboten bis zu fünf Jahre und darf es zum Training verwenden; Administratoren von Team und Enterprise können die Bewertungsfunktion abschalten.

Training abschalten ersetzt keinen AVV. Wer im Privatkonto die Trainingsoption deaktiviert, hat damit noch keinen Vertrag nach Artikel 28. Die DSK empfiehlt ohnehin betriebliche Zugänge statt privater Accounts der Beschäftigten.

Dieselbe Frage stellt sich bei eingebauter KI. KI-Funktionen in Warenwirtschaft, PIM oder CRM laufen oft über einen dieser Anbieter im Hintergrund. Fragen Sie bei der Auswahl eines ERP-Systems deshalb, welcher Unterauftragnehmer die KI-Anfragen verarbeitet.

Die Tabelle gibt Anbieterangaben wieder, keine Vertragsauslegung. Und die Bedingungen ändern sich: Anthropic hat am 28. August 2025 neue Verbraucherbedingungen mit Trainingsoption angekündigt, OpenAI seinen AVV zum 1. Januar 2026 neu gefasst.

Was gilt für Geschäftsgeheimnisse wie Einkaufspreise und Konditionen?

Hier hilft die DSGVO nicht, sondern das Geschäftsgeheimnisgesetz, und das schützt nur, was Sie selbst schützen. Nach § 2 Nr. 1 GeschGehG ist eine Information nur dann ein Geschäftsgeheimnis, wenn sie Gegenstand angemessener Geheimhaltungsmaßnahmen ist.

Für einen Fachhändler sind das vor allem Einkaufspreise, Lieferantenrabatte, Projektpreise, Rahmenverträge und Kundenkonditionen. Wer solche Daten in einen Dienst kopiert, der Eingaben zum Training verwenden darf, schwächt nach unserer Einschätzung im Streitfall das Argument, angemessene Maßnahmen getroffen zu haben. Rechtsprechung genau zu dieser Konstellation haben wir nicht gefunden. Hinzu kommt das Vertragsrecht: Lieferanten-Preislisten und Projektanfragen unterliegen oft Vertraulichkeitsklauseln. Prüfen Sie, ob diese die Weitergabe an Dienstleister erlauben.

Auch die DSK nennt Geschäftsgeheimnisse ausdrücklich: Wer unberechtigt auf einen KI-Account zugreift, kann frühere Aktivitäten einsehen. Ein geteiltes Konto mit schwachem Passwort ist deshalb ein Risiko mit vollständigem Verlauf.

Dürfen die Daten in die USA übertragen werden?

Ja, wenn eine Grundlage aus Kapitel V der DSGVO (Artikel 44 ff.) trägt. Die einfachste ist ein Angemessenheitsbeschluss nach Artikel 45. Für die USA hat die EU-Kommission am 10. Juli 2023 das EU-US Data Privacy Framework beschlossen: Daten dürfen an US-Unternehmen fließen, die sich unter diesem Rahmen zertifiziert haben und auf der Liste des US-Handelsministeriums stehen. Ob ein Anbieter dort geführt wird, lässt sich auf dataprivacyframework.gov nachsehen.

Endgültig gesichert ist der Rahmen nicht. Das Gericht der EU hat eine Klage gegen den Beschluss am 3. September 2025 abgewiesen (Rechtssache T-553/23, Latombe). Gegen dieses Urteil ist seit dem 31. Oktober 2025 ein Rechtsmittel beim Gerichtshof anhängig (C-703/25 P); eine Entscheidung haben wir bis zum 16. Oktober 2026 nicht gefunden.

Die Anbieter verlassen sich allerdings nicht allein auf den Rahmen. OpenAI nennt in seinem AVV für Übermittlungen aus dem Europäischen Wirtschaftsraum Standardvertragsklauseln oder einen Angemessenheitsbeschluss, Anthropic hat Standardvertragsklauseln in seinen AVV eingebaut. Die Kommission betont, dass die US-Schutzmechanismen für alle Übermittlungen gelten, unabhängig vom gewählten Instrument. Microsoft verweist für Copilot auf seine EU-Datengrenze, mit einer Einschränkung, die man kennen sollte: Laut Microsoft sind Modelle von Anthropic in Microsoft 365 Copilot derzeit von dieser Datengrenze ausgenommen.

Was sagen die Datenschutzbehörden?

Die zentrale Vorgabe ist weiterhin die DSK-Orientierungshilfe „Künstliche Intelligenz und Datenschutz“ vom 6. Mai 2024 in Version 1.0. Eine neuere allgemeine Fassung gab es bis zum 16. Oktober 2026 nicht. Daneben erschienen im Juni 2025 eine Orientierungshilfe zu technischen und organisatorischen Maßnahmen beim Betrieb von KI-Systemen und im Oktober 2025 eine zu KI-Systemen, die auf eigene Dokumente des Unternehmens zugreifen (RAG-Methode).

Für einen Anwenderbetrieb lassen sich die Hinweise auf sieben Punkte bringen:

• Zweck vorab festlegen und prüfen, welche Einsatzfelder ganz ohne Personenbezug auskommen.
• Betriebliche Accounts stellen; wo möglich ohne Namen einzelner Beschäftigter, mit einer Funktionsadresse.
• Training mit Eingaben und die Speicherung der Eingabe-Historie per Voreinstellung ausschalten.
• Schriftliche interne Regeln, mit Beispielen für erlaubte und verbotene Einsätze.
• Datenschutzbeauftragten einbinden, Beteiligung des Betriebsrats prüfen. Nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bestimmt er bei technischen Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, Verhalten oder Leistung zu überwachen; die DSK geht davon aus, dass die Einführung einer KI-Anwendung in einigen Fällen einen Mitbestimmungstatbestand erfüllt.
• Eine Datenschutz-Folgenabschätzung prüfen; die DSK erwartet, dass sie beim KI-Einsatz „vielfach“ nötig ist.
• Ergebnisse auf Richtigkeit prüfen, bevor sie weiterverwendet werden.

Was verlangt die EU-KI-Verordnung — und was hat sich 2026 geändert?

Sie verlangt von Ihnen als Anwender vor allem eines: Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Beschäftigten. Die Pflicht aus Artikel 4 gilt seit dem 2. Februar 2025 und trifft jeden Betreiber, also jeden, der ein KI-System in eigener Verantwortung beruflich verwendet (Artikel 3 Nr. 4).

Geändert hat sich der Wortlaut. Mit der Verordnung (EU) 2026/1744 vom 8. Juli 2026, veröffentlicht am 24. Juli und in Kraft seit dem 27. Juli 2026, wurde Artikel 4 neu gefasst. Statt ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz sicherzustellen, müssen Betreiber nun Maßnahmen ergreifen, die deren Entwicklung unterstützen, abgestimmt auf Kenntnisse, Erfahrung und Einsatzkontext. Ausdrücklich steht im Text, dass niemandem ein bestimmtes Kompetenzniveau garantiert werden muss. Die Kommission soll praktische Beispiele veröffentlichen und kleine und mittlere Unternehmen gezielt unterstützen.

Praktisch heißt das nach unserer Einschätzung: Eine dokumentierte Einweisung, die das Werkzeug, die Hausregel zu den Daten und die Prüfung der Ergebnisse abdeckt, erfüllt die KI-Verordnung und die Sensibilisierungsempfehlung der DSK in einem Zug. Welche weiteren Pflichten etwa für Chatbots gelten, steht in unserem Überblick zu KI im technischen Fachhandel.

Nicht geändert hat sich die DSGVO. Die Kommission hat am 19. November 2025 einen „Digital Omnibus“ vorgeschlagen, der unter anderem das berechtigte Interesse als Grundlage für Training und Betrieb von KI-Systemen ausdrücklich zulassen und den Begriff der personenbezogenen Daten bei pseudonymisierten Daten enger fassen würde. Im Europäischen Parlament liegt ein Berichtsentwurf der zuständigen Ausschüsse vom 22. Juni 2026 vor, im Rat wurde die für den 7. Oktober 2026 geplante Abstimmung über eine Verhandlungsposition vertagt, und auch am 11. Oktober kam sie nicht zustande. Planen Sie also nicht mit Erleichterungen, die noch nicht beschlossen sind.

Wie sieht eine Hausregel für KI im Innendienst aus?

Als Tabelle, die für jede Datenart eine Antwort gibt. Eine Vorlage, die Sie mit Ihrem Datenschutzbeauftragten anpassen sollten:

Zwei Ergänzungen machen die Regel alltagstauglich. Erstens: Was in den beiden obersten Zeilen steht, ist der größte Teil der Arbeit. Produktdaten aus dem PIM-System enthalten keine personenbezogenen Daten und sind der risikoärmste Einsatz. Zweitens: Muster für Prompts, die ganz ohne Kundennamen auskommen, haben wir im Ratgeber zu ChatGPT im Innendienst zusammengestellt.

Welche Schritte sollten Sie jetzt gehen?

1. Bestand aufnehmen. Fragen Sie im Innen- und Außendienst, welche KI-Zugänge genutzt werden, private wie geschäftliche.
2. Einen geschäftlichen Zugang festlegen. Schließen Sie den AVV ab oder legen Sie die gültige Fassung mit Datum ab. Prüfen Sie in der Verwaltungskonsole Training, Feedback-Funktion und Speicherdauer.
3. Die Hausregel beschließen. Passen Sie die Tabelle oben mit Ihrem Datenschutzbeauftragten an, beteiligen Sie den Betriebsrat, wo es einen gibt, und prüfen Sie, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung nötig ist.
4. Einweisen und dokumentieren. Eine kurze Schulung zu Werkzeug, Datenregel und Ergebniskontrolle, mit Datum und Teilnehmerliste.
5. Wiedervorlage setzen. Lesen Sie Anbieterbedingungen und AVV halbjährlich nach, und beobachten Sie das Verfahren C-703/25 P sowie den Digital Omnibus.

Dieser Beitrag ist keine Rechtsberatung. Er beschreibt die Rechtslage und die Anbieterangaben zum 16. Oktober 2026; für Ihren Betrieb entscheidet die Prüfung durch Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Kanzlei.