ERP-Systeme für den technischen Großhandel im Vergleich

Warum brauche ich für den technischen Großhandel überhaupt eine Branchenlösung?

Weil ein Standard-ERP zwar Bestellungen, Buchungen und Lagerbewegungen kann, aber die Konstellationen des technischen Handels selten mitliefert. Streckengeschäft — also Ware, die vom Lieferanten direkt an Ihren Kunden geht, ohne Ihr Lager zu berühren —, Sammel- und Monatsrechnungen, EDI zu Industriekunden (Electronic Data Interchange, der automatisierte Belegaustausch zwischen zwei Warenwirtschaftssystemen), Rahmenverträge mit Preisstaffeln, Chargen- und Seriennummern, Klassifikation nach ETIM oder eCl@ss (den beiden verbreiteten Klassifikationsstandards für technische Produktdaten) und die saubere Verzahnung mit einem B2B-Onlineshop — nichts davon ist besonders exotisch, aber jedes einzelne ist ein Modul, das entweder mitgeliefert wird oder mühsam nachgebaut werden muss. Wer die falschen Fragen an Standardsoftware stellt, kauft Anpassungsprojekte statt eines Systems.

Rechnen Sie die Umstellung auf ein neues ERP außerdem nicht klein. Der Sage-Ratgeber zur ERP-Einführung nennt für den Mittelstand meist ein halbes bis ein ganzes Jahr vom Auswahlbeginn bis zum Go-live und verweist auf den ERP Report von Panorama Consulting, der eine mediane Laufzeit von neun Monaten ausweist. Derselbe Ratgeber zitiert außerdem eine Schätzung des Fachportals erp-software.org, wonach die reine Software nur zwanzig bis fünfunddreißig Prozent der Gesamtkosten ausmacht; der Rest sind Beratung, Anpassung, Migration, Schulung. Konkrete Euro-Beträge für Ihr Vorhaben stehen weder dort noch in dieser Übersicht — dazu brauchen Sie ein Angebot auf Ihre Zahlen. Wer aber mit einem Lizenzpreis rechnet und den Rest vergisst, plant an der Wirklichkeit vorbei.

Nach welchen Kriterien sollte ich vergleichen, bevor ich Anbieter anschaue?

Nach diesen sechs — in dieser Reihenfolge, weil sich daraus die Anbieterliste ableiten lässt, nicht umgekehrt.

Betriebstyp und Sortimentsdynamik. Handeln Sie ein weitgehend stabiles Sortiment oder viele kurzlebige Sonderartikel? Kommt der Umsatz aus wenigen Großkunden mit EDI-Anbindung oder aus vielen kleinen Werkstätten mit Thekenverkauf? Beides ist technischer Handel, aber die passenden Systeme sind nicht dieselben.

Streckengeschäft und Rahmenverträge. Wie hoch ist der Streckenanteil — also Ware, die vom Lieferanten direkt an Ihren Kunden geht, ohne Ihr Lager zu berühren? Wenn ein nennenswerter Teil so läuft, muss das System das ohne Krücken abbilden, inklusive Provisionierung und passender Belegkette.

Fakturierung und E-Rechnung. Sammel- und Monatsrechnungen, Gutschriften, Boni, Rabattstaffeln, Skonti — plus die formalen Anforderungen an XRechnung, ZUGFeRD und die Aufbewahrung im Original. Welches der beiden Formate für Ihr Haus in Frage kommt, klärt unser Beitrag ZUGFeRD oder XRechnung; was hier im ERP-Kern fehlt, holt später kein Bolt-on nach.

Stammdaten und Produktdatenaustausch. Kann das System Klassifikationsdaten in ETIM oder eCl@ss verwalten, BMEcat-Dateien importieren und exportieren (BMEcat ist das standardisierte Katalogformat, in dem klassifizierte Artikel zwischen Handel und Industrie ausgetauscht werden), und lässt es sich sauber an ein PIM — ein Produktinformationssystem — oder an den VTH-eData-Pool, die Produktdaten-Drehscheibe des Verbands Technischer Handel, anbinden? Ohne diese Grundlage wird jeder Shop und jedes Kundenportal zur Datenqualitätsbaustelle.

Cloud, On-Premise oder Hybrid. Cloud senkt Investitionsspitzen und Updateaufwand, macht aber jede Individualentwicklung teurer und bindet an einen Anbieter. On-Premise dreht das Verhältnis. Es gibt keinen Modus, der für alle passt — es gibt einen, der zu Ihrer IT und Ihren Ansprüchen an Anpassbarkeit passt.

Berater- und Partnerlandschaft in Ihrer Region. Ein System ist so gut wie das Systemhaus, das es einführt. Ein Weltklasseprodukt mit einem überlasteten Kleinstpartner wird kein gutes Projekt. Ergänzend lohnt sich der Blick, ob der Anbieter Erfahrung mit branchentypischen Datenpools und Kooperationen hat — etwa mit dem VTH-eData-Pool, mit nexmart als überregionaler Katalog- und Bestelldrehscheibe für das technische Handwerk oder mit den Einkaufskooperationen EDE und NORDWEST.

Welche Systeme adressieren den technischen Großhandel ausdrücklich?

Die folgende Auswahl ist bewusst kein Marktüberblick, sondern eine Aufstellung dreier Anbieter, die sich in ihrer eigenen Außendarstellung ausdrücklich an den technischen Großhandel richten und für die wir belastbare Produktseiten prüfen konnten. Es sind dieselben Systeme, die wir im Pillar zur E-Rechnungspflicht im technischen Fachhandel bereits als Beispiele branchennaher ERP-Lösungen genannt haben — hier prüfen wir sie systematisch entlang des Kriterienkatalogs. Andere Systeme können passen; über sie sagen wir hier nichts, weil wir sie nicht mit derselben Sorgfalt geprüft haben. Belastbare Marktanteile für ERP im technischen Fachhandel existieren nach unserer Recherche nicht — wer Ihnen eines der Systeme als „Marktführer" verkauft, hat entweder eine Quelle, die wir übersehen haben, oder er hat keine.

enventa Trade ERP von der enventa Group ist eine ERP-Branchenlösung, die sich ausdrücklich am Produktionsverbindungshandel (kurz PVH — dem klassischen technischen Großhandel, der Industrie und Handwerk mit Betriebsmitteln versorgt) und am technischen Großhandel orientiert, inklusive Werkzeughandel, Beschlaghandel, Industriebedarf und Persönlicher Schutzausrüstung (PSA). Die Anbieterseite nennt integrierte EDI/XML-Kommunikation, eine Lagerverwaltung (WMS, Warehouse Management System) mit Zonenkommissionierung — dabei bearbeiten Kommissionierer feste Lagerzonen, statt für jeden Auftrag das ganze Lager zu durchqueren —, den Trade eShop für B2B, Katalogunterstützung für BMEcat, Anbindungen an nexmart, EDE und NORDWEST sowie Rechnungsausgang mit ZUGFeRD und XRechnung. Deployment-Modell und Preisstaffel werden auf der Produktseite nicht genannt; wer sich ernsthaft interessiert, fragt beim Anbieter oder einem enventa-Partner.

Haufe X360 ist eine Cloud-Lösung für den Mittelstand mit einer eigenen Ausrichtung auf den technischen Großhandel. Sie basiert technisch auf der internationalen Acumatica-Plattform, einem US-amerikanischen Cloud-ERP-Kern, den Haufe für den deutschen Markt lokalisiert und weiterentwickelt, und wird als 360-Grad-System für Einkauf, Verkauf, Lager, CRM, Finanzen und Produktion vermarktet. Auf der Branchenseite für technischen Großhandel werden Lager und Logistik, Beschaffung und Disposition, integrierte E-Commerce-Anbindung, CRM und Finanzbuchhaltung als Bausteine hervorgehoben. Zu Chargen- und Seriennummern, EDI, Streckengeschäft, ETIM oder E-Rechnung finden sich auf der zugehörigen Produktseite selbst keine expliziten Aussagen — ob das System das leistet, ist über die Partner und die Plattform-Dokumentation zu klären, nicht aus der Marketingseite abzuleiten.

IntradeTEC von VISIONDATA ist eine Branchenlösung auf Basis von Microsoft Dynamics 365 Business Central (in älteren Installationen auch unter den Vorgängernamen Dynamics NAV bzw. Navision im Einsatz). Die Anbieterseite nennt für den technischen Großhandel unter anderem EDIFACT (den international verbreiteten EDI-Standard für den elektronischen Beleg- und Rechnungsaustausch), Serien- und Chargennummern, einen integrierten Webshop, Belegversand per Mail und Sammelrechnungen. Zu ETIM-Unterstützung, zum Streckengeschäft und zur E-Rechnungsfähigkeit macht die Produktseite keine ausdrücklichen Angaben; BMEcat taucht nur als separates Zusatzmodul im Menü des Anbieters auf — auch hier gilt: erfragen, nicht annehmen.

Was steht in der Übersicht — und was nicht?

Sie steht in der Tabelle unten, und sie zeigt nur, was die Anbieter selbst auf ihren Branchenseiten benennen. Fehlt ein Eintrag, heißt das nicht, dass das System es nicht kann; es heißt, dass es auf der Seite, die wir gelesen haben, nicht steht. Genau diese Lücken sind Ihre Prüffragen an Vertrieb und Systemhaus.

Was besonders auffällt: ETIM und eCl@ss stehen bei keinem der Anbieter ausdrücklich in der Branchendarstellung. Das heißt nicht, dass keiner es kann. Es heißt, dass Sie in jedem Gespräch mit Vertrieb und Partner explizit fragen müssen — und sich ein produktives Beispiel zeigen lassen, statt eine Roadmap-Zusage entgegenzunehmen. Dieses Thema hängt sowieso an ETIM als Klassifikationsstandard, den wir separat erklären, und ohne saubere Klassifikation trägt kein noch so gutes ERP einen ordentlichen Shop. Analoges gilt für den Rechnungsausgang: Steht die E-Rechnungsfähigkeit — XRechnung und ZUGFeRD — nicht auf der Branchenseite, muss sie im Angebot nachweisbar sein.

Welche Betriebsgröße passt zu welchem System?

Genau lässt sich das nicht sagen, weil belastbare Erhebungen darüber, welches System in welcher Größenklasse des technischen Fachhandels wie verbreitet ist, nach unserer Recherche nicht existieren. Was sich aus der Selbstpositionierung der Anbieter ableiten lässt und aus dem, was Fachpartner öffentlich beschreiben, ist ein Muster — kein Gesetz.

Für kleinere und mittlere Häuser, die eine Cloud-Lösung akzeptieren und mit einem gut ausgebauten Standard leben können, ist Haufe X360 die naheliegendste Option — schon weil die Plattform Acumatica international breit etabliert ist und die Update- und Wartungslast beim Anbieter liegt. Wer dagegen große Individualisierung will oder muss, wird an der Grenze der Cloud-Standardisierung schnell in Konflikte laufen.

Für den klassischen technischen Großhändler mit ausgeprägten Branchenspezifika — PSA-Sortiment, tiefe EDI-Anbindungen an Industriekunden, Katalogkommunikation über BMEcat — ist enventa Trade ERP eine der Adressen, die genau dafür gebaut wurden. Die vorhandenen Schnittstellen zu den Kooperationen EDE und NORDWEST und zum Datenportal nexmart sind dann ein handfestes Argument, wenn Sie in diesen Netzwerken ohnehin arbeiten.

Für Häuser, die im Microsoft-Ökosystem beheimatet sind — mit Dynamics 365 im Nachbarbereich, Power-BI-gestützten Berichten, tiefer Office-Integration — ist eine Business-Central-Branchenlösung wie IntradeTEC eine ernsthafte Option. Der Vorteil ist die Anschlussfähigkeit an alles, was Microsoft ohnehin liefert. Der Preis dafür ist die Abhängigkeit vom Partner, der die Branchenschicht darüberlegt und pflegt.

Kein Anbieter dieser Auswahl ist automatisch die falsche Wahl. Aber jeder ist die falsche Wahl, wenn Sie ihn ohne die sechs Kriterien oben aussuchen.

Ihre Entscheidungshilfe

Machen Sie in dieser Reihenfolge weiter, statt Vergleichslisten weiterzulesen.

Erstens: Schreiben Sie eine ehrliche Ist-Beschreibung Ihres Betriebs entlang der sechs Kriterien — nicht als Wunschliste, sondern als Momentaufnahme dessen, was Ihre Buchhaltung, Ihr Vertrieb und Ihr Lager täglich wirklich tun. Wer diesen Schritt überspringt, kauft eine Lösung für einen Betrieb, den er nicht hat.

Zweitens: Laden Sie zwei bis drei Anbieter ein, deren Selbstpositionierung nachweislich zu Ihrem Betriebstyp passt, und lassen Sie sich in einer Demo genau die Prozesse zeigen, die bei Ihnen am meisten Umsatz oder am meisten Ärger machen — nicht die Standarddemo, sondern Ihre Fälle, an Ihren Beispieldaten wenn möglich. Für den technischen Großhandel gehören dort drei Prüfstücke hin, die viele Häuser vergessen zu bestellen: eine Streckenlieferung mit korrekter Provision und passender Belegkette, ein EDI-Rechnungsausgang an einen Ihrer echten Industriekunden mit ausgetauschter Testnachricht, und der Import eines echten BMEcat-Katalogs Ihres wichtigsten Lieferanten inklusive ETIM-Merkmalen bis in den Shop-Filter. Ein System, das eines davon nicht in der Demo zeigt, wird es im Echtbetrieb auch nicht plötzlich können.

Drittens: Fragen Sie in beiden Fällen — Standard und Individualentwicklung — nach Referenzkunden aus dem technischen Handel, die Sie anrufen dürfen. Was ein Systemhaus Ihnen sagt, ist Marketing. Was ein Anwender in Ihrer Branche Ihnen sagt, ist Erfahrung.

Und viertens, wenn Sie an einer Stelle anfangen wollen: Machen Sie den Termin mit demjenigen Anbieter, den Ihre eigenen wichtigsten Lieferanten oder Ihre größten Kunden ohnehin einsetzen. Anschlussfähigkeit ist im technischen Handel selten der schlechteste Ratgeber.