ERP-Kosten im Mittelstand: Was ein ERP-Projekt wirklich kostet

Was kostet ein ERP-System im Mittelstand?

Einen Marktpreis gibt es nicht. Die belastbarste öffentlich zugängliche Zahl stammt aus Anwenderangaben und ist einige Jahre alt: rund 4.400 Euro je ERP-Arbeitsplatz für Software und Einführungsdienstleistung, Hardware und eigener Personalaufwand ausgeklammert. ERP steht für Enterprise Resource Planning, also die Software, in der Einkauf, Verkauf, Lager und Buchhaltung zusammenlaufen.

Die Zahl hat die Trovarit AG aus Aachen am 26. Juni 2023 auf ihrem Nachrichtenportal auf Basis ihrer Studie „ERP in der Praxis“ veröffentlicht; ein Auszug aus dem damaligen Studienbericht vom 24. Mai 2019 hatte rund 4.350 Euro genannt. Die Einschränkungen nennt Trovarit selbst: Vollständige Kostendaten lagen 2019 nur für rund die Hälfte der Studienteilnehmer vor, die Werte gelten zu den Preisen des jeweiligen Investitionszeitpunkts und sind nicht inflationsbereinigt. Alle Kostenpositionen schwanken nach Trovarit von Projekt zu Projekt extrem.

Aufschlussreicher als der Durchschnitt sind die Größeneffekte aus dem Auszug von 2019:

• Die Softwarekosten je Arbeitsplatz sinken mit der Installationsgröße: 2.700 bis 3.000 Euro bei 5 bis 9 Nutzern, durchschnittlich 1.300 Euro bei 300 bis 1.000 Nutzern.
• Die Einführungskosten je Arbeitsplatz steigen dagegen bis zu einer Größe von 100 Nutzern an, weil Abstimmungsaufwand und Komplexität zunehmen.
• Mit dem Funktionsumfang steigen vor allem die Dienstleistungskosten, der Softwarepreis deutlich weniger.

Für einen Fachhändler mit 30 ERP-Arbeitsplätzen ergäbe der Trovarit-Wert von 2023 rund 132.000 Euro, ohne Hardware und ohne die Arbeitszeit der eigenen Leute. Eine zweite Orientierung liefert der ERP-Leitfaden der IHK Würzburg-Schweinfurt (Stand November 2021). Die Autoren — der Inhaber des Lehrstuhls für BWL und Wirtschaftsinformatik der Universität Würzburg, der Geschäftsführer eines Beratungsunternehmens und eine IHK-Referentin — rechnen mit der Faustformel: Anzahl Nutzer × 2.500 Euro Lizenz × 2,5. Für ihr Beispiel mit 40 Nutzern nennen sie rund 250.000 Euro Projektkosten, für 30 Nutzer ergäben sich 187.500 Euro. Das ist eine Erfahrungsregel, keine Erhebung.

Welche Systeme sich ausdrücklich an den technischen Großhandel richten, steht in unserer Übersicht der ERP-Systeme für den technischen Großhandel. Hier geht es nur ums Geld.

Aus welchen Kostenblöcken besteht ein ERP-Projekt?

Aus sieben, von denen nur zwei in jedem Angebot stehen: Lizenz und Einführung. Für die übrigen fünf gibt es kaum öffentlich belegte Zahlen. Die Tabelle zeigt, was wir gefunden haben, und wo nichts Belastbares existiert.

Key User sind die Kollegen, die ihren Fachbereich im Projekt vertreten, Abläufe testen und später die Kollegen schulen. Ihre Arbeitszeit taucht in keinem Angebot auf, und genau darüber klagen die Anwender: Trovarit führt fehlende Budgettreue und hohen Personalaufwand in der Zusammenfassung 2024 unter den größten Problemen im Projekt.

Die Werte zu den laufenden Kosten stammen aus vier Auflagen; ob die Frage jedes Mal gleich gestellt war, geht aus den Zusammenfassungen nicht hervor. Den oft genannten Wartungssatz von 18 bis 22 Prozent der Lizenzsumme pro Jahr fanden wir nur bei einem Vergleichsportal und, als „Richtwert“, im Ratgeber eines ERP-Herstellers, jeweils ohne Erhebung dahinter. Trovarit nennt 2023 eine breitere Spanne von 12 bis 25 Prozent als marktüblich und weist darauf hin, dass die Bezugsgröße — Listen- oder Projektpreis der Lizenzen — von Projekt zu Projekt erheblich abweicht. Wie viel der Datenmigration auf Sie selbst entfällt, hängt auch an der Aufbewahrungspflicht für die Altdaten; das haben wir im Beitrag zum ERP-Wechsel im technischen Fachhandel beschrieben. Ein eigenes Produktinformationssystem ist ein zusätzlicher Kostenblock mit eigenen Listenpreisen, die wir im Beitrag zum PIM-System für den technischen Großhandel zusammengetragen haben.

Was sagen Studien zu ERP-Kosten — und wie unabhängig sind sie?

Sie sagen weniger, als die vielen Ratgeberseiten vermuten lassen. Für Deutschland gibt es eine große Anwenderstudie mit Kostenfragen, aber deren Euro-Werte veröffentlicht der Herausgeber nur auszugsweise.

Trovarit, „ERP in der Praxis“. Die Studie läuft seit 2004 alle zwei Jahre in Deutschland, Österreich und der Schweiz. In die 13. Auflage 2026/27 gingen 1.538 Bewertungen von ERP-Installationen ein. Der Fragebogen 2026/27 fragt Lizenz-, Einführungs- und Hardwarekosten als grobe Angabe in Tausend Euro ab. Die Pressemitteilung vom 21. September 2026 nennt dazu aber keine Euro-Werte, und den vollständigen Studienbericht verkauft Trovarit. Zur Einordnung gehört dreierlei: Die Studie wird von ERP-Anbietern gesponsert, 2026 unter anderem von Forterro Abas, ams.Solution, Asseco, Infor, Proalpha und PSI. Nach Trovarits eigenen Beteiligungsregeln dürfen Anbieter ihre Kunden zur Teilnahme mobilisieren, auch mit Anreizen; Trovarit prüft das nach eigener Angabe mit einem Abgleich gegen Teilnehmer ohne Anbieteransprache. Und Trovarit verkauft selbst Beratung zur Softwareauswahl.

Panorama Consulting, „The 2026 ERP Report“. Das US-Beratungshaus hat 170 Organisationen befragt, Erhebungszeitraum Januar 2025 bis Januar 2026, veröffentlicht am 4. März 2026. Mehr als ein Viertel lag über dem Budget, häufigster Grund war unerwarteter Bedarf an zusätzlicher Technologie. Projektbeträge in Euro oder Dollar nennt der Report nicht. Die Befragten hatten einen mittleren Jahresumsatz von 200,5 Millionen US-Dollar, 56,5 Prozent waren multinational — das ist nicht der Fachhändler mit 60 Mitarbeitern. Panorama empfiehlt im Report unabhängige ERP-Berater, also das eigene Geschäft.

Bitkom. Eine Bitkom-Erhebung, die ERP-Projektkosten im Mittelstand beziffert, haben wir nicht gefunden.

Die Zahl, die überall steht. Viele Ratgeber nennen 5.917 Euro je Arbeitsplatz und 6.142 Euro für Betriebe bis 100 Mitarbeiter, darunter der Ratgeber des ERP-Herstellers Sage vom 11. August 2026, jeweils mit Verweis auf Trovarit. In einer Veröffentlichung von Trovarit selbst haben wir diese Werte nicht gefunden. Die Management Summaries 2020, 2022 und 2024 enthalten keine Euro-Beträge. Trovarits eigene Beiträge nennen rund 4.350 Euro (2019) und rund 4.400 Euro (2023) für umfassendere Projekte ohne Hardware, für den Mittelstand 2023 außerdem gerundet „ca. 6.000 €“ Anschaffungskosten je Arbeitsplatz — ohne Angabe, was darin enthalten ist. Wer Ihnen 5.917 Euro als Studienwert vorlegt, sollte Auflage und Seite nennen können.

Wie verhalten sich Lizenzkosten und Einführungskosten zueinander?

Das hängt davon ab, was man mitzählt — die drei verfügbaren Angaben widersprechen sich deshalb weniger, als es aussieht.

• Trovarit (2019): Software und Implementierungsdienstleistung stehen „ganz grob“ im Verhältnis 1:1. Bei kleineren Unternehmen sind die Lizenzkosten etwas höher, bei größeren übersteigen die Beratungskosten die Lizenz. Gezählt sind nur diese beiden Posten, ohne Hardware und ohne interne Kosten.
• IHK Würzburg-Schweinfurt (2021): Die Lizenz macht rund 30 Prozent des Projektbudgets aus. Gezählt sind zusätzlich Wartung, Auswahlberatung, Schulung, Anpassungen und IT-Infrastruktur.
• erp-software.org (2026): Die Software macht 20 bis 35 Prozent der Gesamtkosten aus; die Einführung koste das Ein- bis Dreifache der Lizenzsumme, bei Cloud-Abos das Ein- bis Zweifache der ersten 36 Monate. Das Portal betreibt die Alpar Ventures GmbH, es nennt „Praxiszahlen“ aus Projekten 2024 bis 2026, aber nicht, wie diese erhoben wurden.

Die Regel dahinter: Je mehr Kostenblöcke eine Quelle einrechnet, desto kleiner wird der Lizenzanteil. Für Ihre Kalkulation heißt das: Fragen Sie in jedem Angebot nach dem Lizenzanteil an der Fünfjahressumme, und prüfen Sie, welche Posten darin fehlen.

Eine Langzeitbeobachtung aus dem Trovarit-Auszug von 2019 passt dazu: Die Lizenzpreise waren seit dem Jahr 2000 weitgehend stabil, die Beratungskosten zwischenzeitlich auf über 150 Prozent des Ausgangsniveaus gestiegen, beides nicht inflationsbereinigt.

Was kosten Cloud-ERP-Lizenzen für den Großhandel laut Hersteller?

Wenige Anbieter veröffentlichen Preise, und die veröffentlichten decken nur das Abo ab. Die Auswahl unten ist keine Rangliste. Wir haben Anbieter aufgenommen, die Handel oder Großhandel adressieren und auf ihrer eigenen Seite einen Preis nennen. Die Leistungsumfänge sind verschieden, die Zahlen deshalb nicht direkt vergleichbar.

Für SAP Business One haben wir auf den Seiten von SAP selbst keine Preisliste gefunden, nur Angaben von Partnern; die nehmen wir hier nicht auf.

Was das in der Summe heißt, zeigt ein Rechenbeispiel mit Listenpreisen: 30 Benutzer mit Business Central Essentials kosten 24.948 Euro im Jahr, über fünf Jahre 124.740 Euro netto — bevor ein Partner eine Branchenlösung darüberlegt und bevor ein Tag Einführung berechnet ist. Haufe schreibt, gestützt auf Rückmeldungen seiner Implementierungspartner, die Einführung des eigenen Produkts könne bei durchschnittlich 30.000 Euro beginnen; nur einfache Projekte kleiner Unternehmen ohne Individualisierungswünsche hätten darunter gelegen, für sehr kleine Unternehmen mit bis zu fünf Mitarbeitern nennt Haufe als Sonderfall etwa 20.000 bis 25.000 Euro. Das sind Anbieterangaben, die der Hersteller selbst als unverbindliche Schätzwerte bezeichnet.

Wie oft wird das ERP-Budget überschritten?

Oft, aber meist nicht dramatisch. Im Trovarit-Auszug von 2019 hatten gut 50 Prozent der Projekte Termin- und Budgetüberschreitungen; 35 Prozent der Projekte lagen in einem Korridor von 5 bis 35 Prozent über dem Budget. Für das Segment mit 25 bis 100 ERP-Arbeitsplätzen verzeichnet die Trovarit-Zusammenfassung 2024 etwas größere Kritik an der Termin- und Budgeteinhaltung und am Personalaufwand.

Panorama kommt für seine deutlich größeren, international aufgestellten Befragten auf mehr als ein Viertel über Budget. Die IHK-Autoren führen Mehrkosten meist auf Anforderungen zurück, die sich im Projekt ändern, weil Betriebe unterwegs Funktionen entdecken, die sie anfangs nicht bedacht hatten.

Nach unserer Einschätzung folgt daraus zweierlei: Planen Sie eine Reserve ein, die mindestens den Trovarit-Korridor abdeckt. Und führen Sie jede Erweiterung des Leistungsumfangs als eigene, bezifferte Entscheidung, nicht als stilles Nachtragsangebot.

Wie mache ich ERP-Angebote vergleichbar?

Indem Sie jeden Anbieter zwingen, dieselben Posten für denselben Zeitraum zu beziffern. Die IHK-Autoren empfehlen, die Kosten auf die voraussichtliche Nutzungsdauer hochzurechnen, in der Regel zehn Jahre. Nach unserer Einschätzung sollten es mindestens fünf Jahre sein.

Zwei Posten gehören für den technischen Handel ausdrücklich in die Schnittstellenzeile: die Anbindung des Onlineshops, deren Ausbaustufen unser Überblick zum B2B-Onlineshop für den technischen Handel beschreibt, und der elektronische Rechnungsausgang, für den die Fristen der E-Rechnungspflicht im technischen Fachhandel gelten.

Ihr nächster Schritt

1. Zählen Sie Ihre Arbeitsplätze nach Rolle. Wer bucht, wer kommissioniert, wer schaut nur nach? Davon hängt ab, welcher Lizenztyp in welcher Menge ins Angebot gehört.
2. Rechnen Sie zwei Orientierungswerte. Arbeitsplätze × 4.400 Euro (Trovarit, veröffentlicht 2023) und Arbeitsplätze × 2.500 Euro × 2,5 (IHK-Faustformel 2021). Liegt ein Angebot weit darunter, fragen Sie, was fehlt.
3. Schicken Sie allen Anbietern dieselbe Kostentabelle. Die zehn Prüfpunkte oben, auf fünf Jahre, einmalig und laufend getrennt.
4. Beziffern Sie Ihre eigene Mitwirkung. Wie viele Tage fehlen Ihre Key User im Tagesgeschäft, und wer übernimmt deren Arbeit?
5. Legen Sie die Reserve vor der Unterschrift fest. Nicht erst, wenn der erste Nachtrag kommt.