PIM-System im Großhandel: Wann es sich lohnt, was es kostet, woran die Auswahl scheitert

Was leistet ein PIM-System, was ERP und Shop nicht leisten?

Ein PIM-System verwaltet die beschreibenden Produktdaten — Merkmale, Klassifikation, Texte, Medienzuordnung — und gibt sie in der Form aus, die jeder Kanal verlangt. PIM steht für Product Information Management. Ihr ERP, also die Warenwirtschaft, führt dagegen Artikelnummer, Preis, Bestand und Logistikdaten. Der Shop zeigt an, was ihm geliefert wird.

Die deutschsprachige Wikipedia ordnet es ebenso ein: Das PIM konzentriert sich auf Informationen für Vertrieb und Marketing, steuert die Ausgabe je Kanal und das Übersetzungsmanagement; das ERP ist ein Vorsystem, aus dem es über Schnittstellen liest.

In Angeboten tauchen zwei weitere Kürzel auf. MDM, Master Data Management, meint die Pflege aller Stammdaten eines Unternehmens und wird üblicherweise oberhalb des PIM eingeordnet. DAM, Digital Asset Management, verwaltet unstrukturierte Dateien wie Bilder, Zeichnungen und Datenblätter.

Die Merkmalsleiste einer ETIM-Klasse, in der Durchmesser, Werkstoff und Schutzklasse je ein eigenes Feld sind, ist typische PIM-Arbeit. ETIM und eCl@ss sind Standards, die technische Produkte in Klassen mit festgelegten Merkmalen einordnen. Dass Ihr ERP das nicht kann, behaupten wir nicht. In unserem Vergleich der ERP-Systeme für den technischen Großhandel stand ETIM allerdings bei keinem der drei geprüften Anbieter ausdrücklich auf der Branchenseite. Klären Sie deshalb schriftlich, was Ihre Warenwirtschaft an Klassifikation und Katalogexport leistet, bevor Sie ein zweites System kaufen.

Ab wann lohnt sich ein PIM im technischen Großhandel?

Eine belastbare Schwelle — ab so vielen Artikeln, ab so vielen Kanälen — gibt es nicht. Wir haben keine unabhängige Quelle gefunden, die eine nennt. Was sich angeben lässt, sind Kriterien. Je mehr davon auf Ihr Haus zutreffen, desto eher trägt ein eigenes System.

• Mehr Ausgabekanäle als Pflegeplätze. Dieselben Artikel gehen in Shop, Kundenkataloge, Plattformen und Druck — und jeder Kanal wird von Hand nachgezogen.
• Lieferantendaten in vielen Formaten. Excel vom einen Hersteller, BMEcat vom zweiten, PDF-Datenblätter vom dritten. Die Zahl der Lieferanten, deren Daten Sie regelmäßig übernehmen, sagt mehr über den Aufwand als die Artikelzahl.
• Klassifikationspflichten von außen. Industriekunden fragen nach eCl@ss, Datenpools und Großhandelspartner nach ETIM. Wer beides parallel pflegen muss, braucht ein System, das mehrere Klassifikationen nebeneinander führt.
• Versionswechsel. ETIM 11.0 erscheint nach Angaben von ETIM Deutschland am 1. Dezember 2026, die Beta-Phase läuft vom 15. Oktober bis 15. November 2026. Wer Klassen und Merkmale in Tabellen pflegt, zieht den Wechsel von Hand nach.
• Sortiment ohne Herstellerdaten. Eigenmarken und Zukaufteile müssen Sie selbst beschreiben. Je größer dieser Anteil, desto mehr Pflegearbeit fällt dauerhaft im Haus an.

Umgekehrt gilt: Besteht Ihr Sortiment überwiegend aus Markenware, deren Hersteller ihre Daten über einen Pool liefern, und dominiert ein Kanal, kann nach unserer Einschätzung ein Datenpool-Zugang mit sauberer ERP-Anbindung genügen. Welche Wege es dafür gibt, vom Hersteller bis zum VTH-eData-Pool, steht in unserem Beitrag zu ETIM, eCl@ss und BMEcat für Fachhändler.

Wie verbreitet PIM-Systeme sind, ist nur grob bekannt. In einer Befragung der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (ZHAW) unter mehr als 100 Unternehmen aus der Schweiz, Deutschland und Österreich, erhoben von Februar bis Juni 2021, hatte rund die Hälfte ein PIM im Einsatz, rund jedes vierte Unternehmen keines, etwa 20 Prozent waren in der Auswahl oder Einführung. Zahlen speziell für den technischen Großhandel weist die Veröffentlichung nicht aus.

Welche Anforderungen stellt der technische Handel an ein PIM?

Im Kern vier: Klassifikation nach ETIM und eCl@ss nebeneinander, BMEcat in beide Richtungen, ein geprüfter Weg für Lieferantendaten und eine stabile Verbindung zu ERP, Shop und Plattformen. Wer mit den Begriffen noch nicht vertraut ist, findet die Grundlagen in unserem Beitrag Was ist ETIM-Klassifizierung?.

Klassifikation parallel und versionsfähig. Ein Artikel muss gleichzeitig in Ihrer eigenen Warengruppe, einer ETIM-Klasse und einer eCl@ss-Klasse hängen können. Der Anbieter entitys beschreibt das in seinem System als „parallele Bäume“. Fragen Sie jeden Anbieter, welche Version produktiv läuft und wie ein Releasewechsel technisch abläuft — mit jedem Release ändern sich Klassen und Merkmale, und jemand muss die Zuordnung nachziehen.

BMEcat rein und raus — und ETIM xChange im Blick. BMEcat ist das XML-Format, in dem klassifizierte Kataloge zwischen Industrie und Handel reisen. ETIM Deutschland bezeichnet ETIM xChange 2.0, ein neueres Austauschformat, als „offiziellen Nachfolger des BMEcat“ und meldet, das Mapping zwischen ETIM BMEcat 5.0, der ETIM-Guideline für BMEcat-Kataloge, und xChange 2.0 sei abgeschlossen. Zugleich schreibt entitys: „Stand heute fordern Großhandel und Datenpools aber weiterhin ETIM-BMEcat nach Guideline 5.0.“ Das ist eine Anbieteraussage, keine Erhebung. Für die Auswahl folgt daraus: Das System sollte BMEcat sicher beherrschen und für xChange einen nachvollziehbaren Plan haben.

Lieferantendaten-Onboarding. Eingehende Lieferantendateien werden einmal auf Ihr Datenmodell abgebildet und vor der Übernahme geprüft: Sind die Pflichtmerkmale der Klasse gefüllt, stimmen die Einheiten, passen die Artikelnummern zum ERP? Akeneo wirbt auf seiner Seite für Händler und Distributoren damit, Lieferantendaten automatisch auf das eigene Datenmodell abzubilden. Ob das mit Ihren Dateien funktioniert, zeigt nur ein Test mit einer echten Lieferung.

Merkmalspflege in der Masse. Eine Schleifscheibe gibt es in vielen Körnungen und Durchmessern. Das System muss Werte für ganze Artikelgruppen setzen, Varianten zusammenfassen und fehlende Pflichtwerte auflisten können.

Mehrsprachigkeit. Nur relevant, wenn Sie über die Grenze liefern. Dann gehört Übersetzungsmanagement ins PIM und nicht in den Shop.

Anbindung an ERP, Shop, Plattformen und OCI. Legen Sie für jedes Feld fest, welches System führt. Preise und Bestände bleiben im ERP, Merkmale und Texte im PIM. Der Shop bekommt beides; welche Ausbaustufen und Kundenanbindungen dort anstehen, beschreibt unser Überblick zum B2B-Onlineshop für den technischen Handel. Ein OCI-Katalog ist ein Absprung aus dem Einkaufssystem Ihres Industriekunden in Ihren Shop; das PIM liefert dafür die Artikeldaten, der Shop den Warenkorb. Was dabei auf Ihrer Seite stehen muss, haben wir in der Anleitung OCI-Schnittstelle einrichten beschrieben. Für Beschaffungsplattformen wie Unite, vormals Mercateo, oder simple system fragen Sie nach fertigen Exportprofilen.

Welche PIM-Systeme richten sich an den Großhandel?

Die Auswahl ist keine Rangliste und keine Empfehlung: fünf Anbieter, die auf ihren eigenen Seiten Händler, Großhandel oder Distributoren ansprechen, mit dem, was dort steht, abgerufen am 16. Oktober 2026. Was fehlt, ist eine Prüffrage, kein Mangel.

nextPIM nennt sich Partner des E/D/E- und E.I.S.-Verbandes sowie der GWS und listet unter anderem Shopware, Unite/Mercateo, simple system und onventis als Ausgabekanäle. entitys ist zugleich der Anbieter, den der VTH, der Verband Technischer Handel, für seinen eData-Pool nennt, und exportiert nach eigener Angabe „validiert nach ETIM-BMEcat-Guideline 5.0 (BMEcat 2005 und 1.2)“. Bei redPIM ist die Zielgruppe am engsten auf unsere Leser zugeschnitten, ETIM aber noch nicht verfügbar — wer ETIM-Kataloge liefern muss, braucht hier einen Termin, nicht eine Absichtserklärung.

Was kostet ein PIM-System?

Belegt sind nur die Listenpreise, die Hersteller selbst veröffentlichen, und sie decken den kleineren Teil der Kosten ab. Zu den Einführungskosten im technischen Großhandel haben wir keine unabhängige Quelle gefunden.

nextPIM nennt für Händler drei Tarife bei jährlicher Abrechnung: Dealer START für 600 Euro im Monat mit einem Benutzer und 50.000 Produkten, Dealer PLUS für 1.200 Euro mit drei Benutzern und 250.000 Produkten, Dealer UNLIMITED für 1.800 Euro ohne Begrenzung bei Benutzern und Produkten. Das Onboarding ist im kleinsten Tarif kostenpflichtig, ein Betrag steht nicht dabei; ob die Preise netto gelten, sagt die Seite nicht. Pimcore führt die Professional Edition mit 9.900 US-Dollar im Jahr und die Enterprise Edition mit 29.900 US-Dollar im Jahr, die gehostete Variante nur auf Anfrage; Produkte und Benutzer sind nach Herstellerangabe nicht begrenzt. redPIM verkauft nach eigener Angabe über ein individuelles Angebot, bei entitys und Akeneo fanden wir auf den geprüften Seiten keine Preise.

Für die Einführung kursieren Zahlen, aber nur von Anbietern. Der Softwareanbieter Hublify, der selbst ein PIM-Modul verkauft, nennt für Implementierungen eine Spanne von 10.000 bis 150.000 Euro und schreibt, die Kosten bewegten sich häufig beim Ein- bis Zweifachen der Jahreslizenz; für einen Anforderungsworkshop nennt er ab 2.000 Euro, für eine begleitete Anbieterbewertung ab 4.000 Euro. Eine Herleitung dieser Werte legt er nicht offen; die Werte zeigen, wie Anbieter selbst rechnen, und sind kein Richtwert für Ihr Budget.

Ein dritter Posten steht in keinem Listenpreis: Ihre eigene Arbeitszeit für Datenmodell, Lieferantenmappings und Pflege nach dem Start.

Woran scheitert die Auswahl eines PIM-Systems?

Belegt ist wenig. In der ZHAW-Befragung von 2021 nannten Unternehmen als Hürden, dass der Nutzen unterschätzt wird, internes Know-how fehlt und die Einführung komplex ist, weil Daten aus mehreren Abteilungen und Anwendungen zusammenkommen. Umsetzungspartner der Studie waren die Softwareunternehmen novomind, das selbst ein PIM-System anbietet, und brix IT Solutions; das sollten Sie beim Lesen mitdenken. Eine Untersuchung speziell für den technischen Großhandel haben wir nicht gefunden; die folgenden Punkte sind deshalb unsere Einschätzung.

Die Demo läuft mit fremden Daten. Jedes PIM sieht mit aufbereiteten Beispieldaten gut aus. Aussagekräftig ist nur der Import einer echten Lieferantendatei — inklusive der Merkmale, die darin fehlen.

Niemand hat festgelegt, welches System führt. Werden Texte oder Merkmale an zwei Stellen gepflegt, widersprechen sich Shop und Katalog früher oder später.

„Kann ETIM“ wird nicht nachgeprüft. Die Spanne reicht von nativer Unterstützung bis „in Vorbereitung“. Entscheidend sind Version, Exportformat und der Ablauf beim nächsten Release.

Die Lizenz wird mit den Gesamtkosten verwechselt. Wenn selbst ein Anbieter die Einführung beim Ein- bis Zweifachen der Jahreslizenz verortet, ist der Listenpreis keine Entscheidungsgrundlage.

Die Kanäle wurden nicht erfragt. Welche Formate Ihre Kunden und Plattformen tatsächlich verlangen, gehört vor die Ausschreibung, nicht danach.

Welche Anforderungen gehören in die Auswahl-Checkliste?

Die rechte Spalte ist die wichtigere: Lassen Sie sich jede Antwort zeigen, nicht nur zusagen.

Ihr nächster Schritt

1. Klären Sie, was Ihr ERP schon kann. Klassifikation, Katalogexport und Medienverwaltung — schriftlich vom Systemhaus, mit Beispiel.
2. Zählen Sie Kanäle und Lieferantenformate. Welche Ausgaben bedienen Sie heute von Hand, und in welchen Formaten kommen die Daten Ihrer wichtigsten Lieferanten?
3. Fragen Sie Ihre Kunden und Plattformen nach Standard, Version und Format. Diese Antworten sind Ihr Lastenheft.
4. Testen Sie mit eigenen Daten. Geben Sie zwei bis drei Anbietern dieselbe echte Lieferantendatei und denselben Zielkatalog und vergleichen Sie die Ergebnisse, nicht die Präsentationen.
5. Benennen Sie eine verantwortliche Person für die Produktdaten. Ohne sie hilft auch das beste System nicht.