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Kostenlose Checkliste · PDF

E-Rechnung 2027: Checkliste für den technischen Fachhandel

Fristen, Formate, Systemprüfung, Sonderfälle und Archiv auf zwei Seiten zum Ausdrucken und Abhaken – zusammengefasst aus unseren quellengeprüften Beiträgen zur E-Rechnungspflicht.

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Was auf der Checkliste steht

seit 1.1.2025Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können.
ab 1.1.2027Versandpflicht bei Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro.
ab 1.1.2028E-Rechnung für alle Pflicht – Papier und PDF enden.

  1. 1Frist bestimmen

    • Gesamtumsatz 2026 aus den Umsatzsteuervoranmeldungen ermitteln: über 800.000 Euro → Stichtag 1.1.2027, darunter → 1.1.2028 (Gesamtumsatz nach § 19 Abs. 2 UStG).
    • Knapp an der Grenze? Berechnung mit dem Steuerberater klären, nicht schätzen.

  2. 2Empfang sicherstellen (Pflicht seit 2025)

    • Eigenes Postfach für E-Rechnungen, etwa rechnung@ – laut BMF genügt für den Empfang zunächst ein E-Mail-Postfach.
    • Festlegen, wer XRechnung- und ZUGFeRD-Dateien öffnet und wie der Inhalt ohne Abtippen in die Buchhaltung kommt.
    • Ein Werkzeug, das XML-Rechnungen lesbar macht, möglichst lokal auf dem eigenen Rechner.

  3. 3Eigenes System prüfen

    • Liest das System eingehende E-Rechnungen ein und übernimmt die Werte automatisch?
    • Welches Format, Profil und welche Version erzeugt es? ZUGFeRD MINIMUM und BASIC-WL erfüllen die Anforderungen nicht.
    • Standard oder kostenpflichtiges Modul – für die eigene Lizenzstufe verfügbar?
    • Archivierung inklusive XML, unveränderbar und mit Protokoll?
    • Testrechnung an einen Musterkunden mit einem Validator prüfen.
    • Bei hybriden Rechnungen ist der XML-Datensatz maßgeblich (BMF-Schreiben vom 15.10.2025).

  4. 4Ausnahmen abbilden

    • Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV).
    • Rechnungen an Privatkunden.
    • Kleinunternehmer als Lieferanten dürfen Papier schicken – an sie fakturieren Sie trotzdem strukturiert.
    • Bis zum Stichtag: PDF nur mit Zustimmung des Empfängers.

  5. 5Sonderfälle im Großhandel

    • Sammel- und Monatsrechnungen: zulässig, aber kann das System viele Lieferungen in einem Datensatz abbilden?
    • EDI-Kunden: bis Ende 2027 mit Zustimmung auch ohne EN-16931-Format, danach nur bei vollständig überführbaren Pflichtangaben.

  6. 6Stammdaten aufräumen

    • Umsatzsteuer-Identifikationsnummern prüfen.
    • Rechnungsanschriften aktualisieren.
    • Dubletten im Kundenstamm bereinigen.

  7. 7Archiv

    • Acht Jahre, elektronisch, im Originalformat (§ 147 AO, § 257 HGB).
    • GoBD: vollständig, unveränderbar, nachvollziehbar, mit Änderungsprotokoll.
    • Prüfprotokolle der Validierung mit aufbewahren (Empfehlung des BMF).

Allgemeine Information, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Stand: 17. Oktober 2026. Fundstellen und Quellen zu jedem Punkt stehen in den Beiträgen unten.

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