E-Rechnung archivieren: Was GoBD und Umsatzsteuerrecht verlangen

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde oder eingegangen ist.

Drei Gesetze sagen dasselbe: § 14b Absatz 1 UStG für Rechnungen, § 147 Absatz 3 AO und § 257 Absatz 4 HGB für Buchungsbelege. Zuvor galten zehn Jahre; das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Frist zum 1. Januar 2025 verkürzt. Nach Artikel 97 § 19a des Einführungsgesetzes zur Abgabenordnung (EGAO) gilt die neue Frist des § 147 AO für alle Unterlagen, deren alte Frist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war.

Ein Rechenbeispiel: Eine E-Rechnung, die im März 2026 eingeht, müssen Sie mindestens bis zum 31. Dezember 2034 aufbewahren. Der Fristbeginn ist immer der Jahresschluss, nicht das Rechnungsdatum.

Drei Einschränkungen gehören dazu:

• Die Frist kann sich verlängern. Nach § 147 Absatz 3 AO läuft sie nicht ab, solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch läuft. Ob das für einen Jahrgang zutrifft, weiß Ihr Steuerberater; fragen Sie ihn vor dem Löschen.
• Nicht alles hat acht Jahre. Bücher, Jahresabschlüsse sowie die zu ihrem Verständnis nötigen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen bleiben nach § 147 Absatz 3 AO bei zehn Jahren, empfangene Geschäftsbriefe, die keine Buchungsbelege sind, bei sechs.
• Finanzinstitute sind ausgenommen. Für Kreditinstitute, Versicherer und Wertpapierinstitute gelten nach § 257 Absatz 4 HGB und Artikel 97 § 19a Absatz 3 EGAO weiterhin zehn Jahre. Für den Fachhandel spielt das keine Rolle.

Was genau ist bei einer E-Rechnung das Original?

Der strukturierte Datensatz, also die XML-Datei — in genau der Form, in der sie eingegangen ist.

Das Umsatzsteuerrecht formuliert es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 14b.1 Absätze 1 und 5, geändert durch das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025): Die Aufbewahrung muss grundsätzlich im empfangenen Format erfolgen, und bei einer E-Rechnung ist zumindest der strukturierte Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Die maschinelle Auswertbarkeit durch die Finanzverwaltung muss sichergestellt sein. Ein Ausdruck erfüllt das nicht, ein aus dem XML erzeugtes PDF auch nicht.

Bei XRechnung ist die Sache einfach: Es gibt nur die XML-Datei, und die archivieren Sie.

Bei ZUGFeRD ist die Rechtslage genauer, als viele Ratgeber sie darstellen. Seit der zweiten Änderung der GoBD vom 14. Juli 2025 (Randziffer 119) genügt es, nur den strukturierten Teil aufzubewahren. Den PDF-Teil müssen Sie zusätzlich aufbewahren, wenn er zusätzliche oder abweichende Informationen enthält, die für die Besteuerung von Bedeutung sind — die GoBD nennen Buchungsvermerke als Beispiel, in Randziffer 131 auch qualifizierte elektronische Signaturen. Verboten ist ausdrücklich, den Datensatz durch eine Formatumwandlung zu verlieren, etwa indem nur ein Bild der Rechnung abgelegt wird (Beispiel 10 zu Randziffer 125).

Unsere Empfehlung ist trotzdem, die ZUGFeRD-Datei als Ganzes so zu archivieren, wie sie gekommen ist. Das XML herauszulösen ist ein zusätzlicher Schritt, der selbst dokumentiert werden müsste. Welche Rolle PDF und Datensatz rechtlich spielen, erklärt unser Beitrag ZUGFeRD oder XRechnung.

Bei Ausgangsrechnungen bewahren Sie ein Doppel auf, also ebenfalls den strukturierten Teil. Den PDF-Teil müssen Sie nach Randziffer 76 der GoBD nicht gesondert speichern, wenn Ihr Fakturierungsprogramm jederzeit ein inhaltlich identisches Mehrstück erzeugen kann, was unter anderem historisierte Stammdaten voraussetzt. Einfacher ist, die versandte Datei abzulegen.

Drei Detailfragen aus dem Alltag:

• Die E-Mail, mit der die Rechnung kam, ist nach Randziffer 121 nicht aufbewahrungspflichtig, wenn sie nur Transportmittel ist. Steht im Mailtext etwas Steuerrelevantes, etwa eine Rabattabsprache, gilt das nicht.
• Eine Umwandlung in ein eigenes Format (Inhouse-Format) ist erlaubt. Nach Randziffer 135 sind dann aber beide Versionen aufzubewahren, außer die Konvertierung ist verlustfrei, verändert nichts, schränkt die maschinelle Auswertbarkeit und den Datenzugriff nicht ein und ist in der Verfahrensdokumentation beschrieben.
• Prüfberichte sind keine Pflicht. Laut BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 (Randnummer 35a) bietet es sich aber an, den Validierungsbericht zum Nachweis aufzubewahren. Wie Sie Rechnungen prüfen und die Berichte lesen, zeigt unser Ratgeber zu Validatoren für XRechnung und ZUGFeRD.

Was aufbewahren, wie lange, in welcher Form?

Den Datensatz acht Jahre lang, elektronisch und unverändert; die Übersicht zeigt die Einzelheiten für Unterlagen, die im Rechnungsverkehr eines Fachhändlers typischerweise anfallen. Die Fristen beginnen jeweils mit dem Schluss des Kalenderjahres.

Eine Besonderheit im Handel: Verweist eine Sammelrechnung für Menge und Art der Ware nur auf Lieferscheine, müssen beide einander zuordenbar sein; die GoBD nennen diesen Fall ausdrücklich (Randziffer 71). Ob die Lieferscheine damit selbst acht Jahre aufzubewahren sind, klären Sie mit Ihrem Steuerberater.

Reicht es umsatzsteuerlich, die E-Rechnung irgendwo abzulegen?

Für die Umsatzsteuer meist ja, für Ihre Buchführung nicht. Diese Verwechslung entsteht aus einer Formulierung des Bundesfinanzministeriums.

In seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Frage 13, Stand März 2026) schreibt das BMF: Für Zwecke der Umsatzsteuer liegt allein wegen einer Speicherung und Archivierung außerhalb eines GoBD-konformen Datenverarbeitungssystems regelmäßig kein Verstoß gegen die Aufbewahrungspflicht nach § 14b UStG und gegen die Unversehrtheit des Inhalts vor. Gleichlautend steht es im Umsatzsteuer-Anwendungserlass.

Das betrifft nur die umsatzsteuerliche Aufbewahrung, nicht die Frage, ob Ihre Buchführung der Abgabenordnung genügt. Der Anwendungserlass stellt das in Abschnitt 14b.1 Absatz 6 selbst klar: Aufbewahrungspflichten nach anderen Vorschriften, ausdrücklich genannt sind die Abgabenordnung und die GoBD, bleiben für andere als umsatzsteuerliche Zwecke unberührt.

Für einen buchführungspflichtigen Fachhändler ist die Rechnung ein Buchungsbeleg, und dafür gelten die Ordnungsvorschriften der §§ 145 bis 147 AO, die die GoBD für elektronische Unterlagen auslegen. Nach § 158 Absatz 1 AO wird eine Buchführung, die den §§ 140 bis 148 AO entspricht, der Besteuerung zugrunde gelegt. Welche Folgen ein Mangel hat, ist eine Frage des Einzelfalls; die GoBD sprechen bei formellen Mängeln mit sachlichem Gewicht vom Verwerfen der Buchführung (Randziffer 155). Mit dem Satz des BMF zur Umsatzsteuer lässt sich ein Mangel in der Belegablage jedenfalls nicht entschuldigen.

Was verlangen die GoBD vom Archiv?

Dass niemand eine Rechnung unbemerkt ändern oder löschen kann und dass ein Prüfer sie in angemessener Zeit findet und maschinell auswerten kann.

Die GoBD sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesfinanzministeriums, an der sich die Betriebsprüfung orientiert. Maßgeblich ist die Fassung vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und zuletzt am 14. Juli 2025. Für E-Rechnungen zählen vor allem diese Anforderungen:

• Unveränderbarkeit (Randziffern 107 bis 111): Einmal eingegangene Belege dürfen nicht ohne Kenntlichmachung überschrieben, gelöscht oder geändert werden. Das lässt sich technisch, per Software oder über Berechtigungen sicherstellen. Die bloße Ablage in einem Dateisystem erfüllt das nach Randziffer 110 regelmäßig nicht, solange keine zusätzlichen Maßnahmen ergriffen werden.
• Protokollierung (Randziffer 117): Eingang, Archivierung, eine etwaige Konvertierung und die weitere Verarbeitung elektronischer Unterlagen sind zu protokollieren.
• Index (Randziffer 122): Jedes Dokument braucht einen eindeutigen Index, und die Verknüpfung zur Buchung muss die gesamte Frist halten.
• Lesbarkeit und Auswertbarkeit (§ 147 Absatz 2 AO): Die Daten müssen während der Frist jederzeit verfügbar sein, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Die Hilfsmittel stellen Sie nach § 147 Absatz 5 AO selbst: Ein Programm, das ältere XRechnung- und ZUGFeRD-Versionen anzeigt, muss 2034 noch laufen.
• Datenzugriff (§ 147 Absatz 6 AO): Der Prüfer kann in Ihr System schauen, Auswertungen verlangen oder die Daten maschinell auswertbar anfordern, auch bei einem Dienstleister; die Kosten tragen Sie.

Die Verantwortung bleibt nach Randziffer 21 bei Ihnen, auch wenn ein Steuerberater oder Rechenzentrum die Ablage übernimmt.

Was gehört in die Verfahrensdokumentation?

Eine Beschreibung, wie eine Rechnung bei Ihnen vom Eingang bis ins Archiv läuft, so dass ein sachverständiger Dritter sie in angemessener Zeit nachvollziehen kann.

Die GoBD verlangen sie für jedes Datenverarbeitungssystem (Randziffer 151). Bei elektronischen Dokumenten beschreibt sie den Weg von der Entstehung über Indizierung, Verarbeitung und Speicherung bis zum Wiederfinden, zur Absicherung gegen Verlust und Verfälschung und zur Reproduktion (Randziffer 152). Ihre Ausgestaltung richtet sich nach der Komplexität der Geschäftstätigkeit, der Organisation und des eingesetzten Systems.

Für den E-Rechnungsprozess sollten mindestens diese Punkte darin stehen:

1. Eingangskanäle: Postfach, Portal, Schnittstelle — und was mit Rechnungen geschieht, die woanders ankommen.
2. Prüfung: wer sachlich und rechnerisch prüft, ob validiert wird und wo die Berichte liegen.
3. Ablage: welches System, welches Format, welcher Index, wie die Verknüpfung zur Buchung entsteht.
4. Schutz: Berechtigungen, Löschsperren, Protokolle, Datensicherung.
5. Änderungen: wann welche Software-Version im Einsatz war. Die Dokumentation muss nach Randziffer 154 versioniert sein.

Eine lückenhafte Dokumentation ist nach Randziffer 155 kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht, solange die Nachvollziehbarkeit nicht leidet. Versteht der Prüfer ohne sie nicht, was er sieht, kann sie einer werden.

Wo archivieren: im ERP, im Dokumentenmanagement oder über DATEV?

Alle drei Wege können die Anforderungen erfüllen; entscheidend ist, ob das gewählte System den XML-Datensatz unverändert hält und die übrigen Anforderungen nachweisbar erfüllt.

Im ERP- oder Warenwirtschaftssystem, sofern es ein Archiv mitbringt: Rechnung, Bestellung, Lieferschein und Buchung liegen dann beieinander. Fragen Sie, ob es die empfangene Datei speichert oder nur die übernommenen Werte.

In einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) neben dem ERP. Kritisch ist hier die Verknüpfung zur Buchung über einen Index, der einen Systemwechsel übersteht.

Über DATEV, wenn die Buchhaltung beim Steuerberater liegt. DATEV gibt an, E-Rechnungen nach der Freigabe in seiner Anwendung Belege online GoBD-konform zu archivieren; das ist eine Anbieterangabe, die wir nicht überprüft haben.

Unabhängig vom Weg helfen dieselben Fragen an den Anbieter:

• Wird die empfangene Datei bitgenau gespeichert, bei ZUGFeRD vollständig?
• Wie ist die Unveränderbarkeit technisch gelöst, und wird jede Änderung protokolliert?
• Lässt sich eine Löschung vor Fristende verhindern?
• Können Sie die Daten für eine Prüfung in maschinell auswertbarer Form exportieren — und bei Vertragsende vollständig mitnehmen?
• Wo stehen die Server? Nach § 14b Absatz 2 UStG dürfen Rechnungen im übrigen EU-Gebiet elektronisch aufbewahrt werden, wenn ein vollständiger Online-Zugriff gewährleistet ist; den Aufbewahrungsort müssen Sie dann dem Finanzamt mitteilen.

Was passiert mit dem Archiv, wenn ich das ERP wechsle?

Die Daten müssen mit, und zwar vollständig und auswertbar; sonst müssen Sie das Altsystem bis zum Fristende betreiben.

Nach Randziffer 142 der GoBD sind alle aufbewahrungspflichtigen Daten samt Stamm- und Bewegungsdaten und Verknüpfungen gleichwertig in das neue System oder ein Archiv zu überführen; umgesetzt werden darf nur das Format, nicht der Inhalt, und das neue System muss dieselben Auswertungen ermöglichen. Gelingt das nicht, ist die alte Hard- und Software für die Dauer der Frist vorzuhalten (Randziffer 143). Exporte als Reports oder Druckdateien genügen nicht, wenn dabei Daten verloren gehen (Randziffer 144).

Eine Erleichterung enthält § 147 Absatz 6 AO: Hat noch keine Außenprüfung begonnen, genügt es nach Ablauf des fünften Kalenderjahres nach der Umstellung, die Daten auf einem maschinell lesbaren und auswertbaren Datenträger vorzuhalten. Was beim Systemwechsel sonst zu bedenken ist, behandelt unser Beitrag zum ERP-Wechsel im technischen Fachhandel.

Ihre nächsten Schritte

1. Stichprobe ziehen. Nehmen Sie fünf E-Rechnungen aus diesem Jahr und suchen Sie die Originaldatei. Liegt das XML vor, unverändert, und finden Sie es über die Buchung? Wie der Eingang davor organisiert sein sollte, steht in unserem Ratgeber zum Rechnungseingang für E-Rechnungen.
2. Ablageort festlegen. Ein Archiv für alle E-Rechnungen, nicht Postfach, Netzlaufwerk und ERP nebeneinander.
3. Anbieter befragen. Die Fragen oben schriftlich stellen, Antworten zur Verfahrensdokumentation legen.
4. Verfahrensdokumentation schreiben oder ergänzen. Den E-Rechnungsweg in fünf Punkten beschreiben, mit Datum und Version.
5. Löschregeln klären. Bevor ein Jahrgang gelöscht wird, mit dem Steuerberater prüfen, ob die Frist durch eine offene Festsetzung verlängert ist.

Einzelfragen, etwa zu Lieferscheinen oder einer Ablage im Ausland, klären Sie mit Ihrem Steuerberater. Die Grundregeln zur E-Rechnungspflicht fasst unser Überblick zur E-Rechnungspflicht im technischen Fachhandel zusammen.