XRechnung und ZUGFeRD prüfen: Kostenlose Validatoren und wie Sie das Ergebnis lesen

Warum sollte ich E-Rechnungen überhaupt validieren?

Weil Sie sonst nicht wissen, ob Ihre Datei als E-Rechnung zählt — und weil das Bundesfinanzministerium (BMF) es ausdrücklich empfiehlt.

Eine Pflicht ist die Validierung nicht. In seinen Fragen und Antworten zur E-Rechnung (Frage 7, Stand März 2026) schreibt das BMF, sie sei keine unmittelbare Voraussetzung für die steuerliche Anerkennung, aber sinnvoll. Empfohlen wird, schon bei Erstellung und Versand zu prüfen. Ein bestimmtes Prüfprogramm empfiehlt das Ministerium aus Gründen der Gleichbehandlung nicht.

Das BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 geht weiter: Nach Randnummer 35a darf sich ein Unternehmer, der die Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns beachtet, auf das technische Ergebnis einer Validierung verlassen, soweit es um Format und Geschäftsregeln geht. Zum Nachweis, so das Schreiben, bietet es sich an, den Validierungsbericht aufzubewahren. Für die Eingangsseite ergänzt es den Umsatzsteuer-Anwendungserlass (Abschnitt 15.2a Absatz 6): Für die Prüfung von Vollständigkeit und Format bietet sich eine Validierungsanwendung an.

Was ein Format- oder Inhaltsfehler steuerlich bedeutet, steht in unserem Überblick zur E-Rechnungspflicht im technischen Fachhandel. Hier geht es um die Werkzeuge und ihre Ergebnisse.

Eine Grenze vorweg: Valide heißt nicht richtig. Das BMF nennt selbst das Beispiel eines falschen Steuersatzes, der keine Geschäftsregel verletzt und deshalb bei der Validierung nicht auffällt (Rn. 35a). Ob geliefert wurde und der Preis stimmt, prüft weiterhin ein Mensch.

Was prüft ein Validator — und was nicht?

Er prüft in zwei Stufen, ob die Datei richtig gebaut ist und ob ihre Angaben zueinander passen.

Stufe 1: Schema-Prüfung. Sie kontrolliert die Syntax, also ob die XML-Datei nur erlaubte Elemente in erlaubter Reihenfolge enthält. Scheitert eine Datei hier, liegt in der Sprache des BMF ein Formatfehler vor (Rn. 6a). Sie gilt dann nicht als E-Rechnung, sondern als sonstige Rechnung.

Stufe 2: Schematron-Prüfung. Schematron ist eine Regelsprache für inhaltliche Abhängigkeiten; das BMF spricht von Geschäftsregeln (Rn. 6b). Ist ein Pflichtfeld gefüllt? Ergeben die Positionen den Rechnungsbetrag? Die europäischen Regeln zur Norm EN 16931 beginnen mit BR-, Rechen- und Abhängigkeitsregeln mit BR-CO-, Codelisten-Regeln mit BR-CL-. Die nationalen Zusatzregeln der XRechnung, gepflegt von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT), beginnen mit BR-DE-.

Bei ZUGFeRD kommt der PDF-Container hinzu. Die Datei muss ein PDF/A-3 sein, und ihre Metadaten müssen Profil und Version korrekt ausweisen. Das prüft nicht jedes Werkzeug. Verstöße gegen den PDF/A-Standard wertet FeRD allerdings nur als Warnung, solange der Datensatz gültig ist und sich aus dem PDF lösen lässt. Der Mustang-Validator bindet dafür das Prüfprogramm veraPDF ein und rechnet zusätzlich die Summen nach.

Eine Besonderheit stiftet regelmäßig Verwirrung: Das Regelwerk muss zum Format passen. Das Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), Herausgeber von ZUGFeRD, weist darauf hin, dass eine gültige ZUGFeRD-Rechnung im Profil EN16931 oder EXTENDED bei einer reinen Prüfung nach XRechnung-Regeln Fehler melden kann, ohne fehlerhaft oder unzulässig zu sein. Die nationalen Regeln gelten für XRechnungen, nicht automatisch für die ZUGFeRD-Rechnung an den Metallbaubetrieb. Welches Format welcher Kunde braucht, klärt unser Erklärstück ZUGFeRD oder XRechnung.

Welche kostenlosen Validatoren gibt es?

Die verlässlichsten kostenlosen Prüfer laufen auf Ihrem eigenen Rechner; dazu kommen Behördenportale. Die Tabelle enthält nur Angebote, die wir beim Herausgeber nachvollzogen haben (Stand 16. Oktober 2026).

Der KoSIT-Validator ist das Prüfwerkzeug, das die KoSIT selbst zur XRechnung bereitstellt; die Regeln stecken in einer separaten Konfiguration. Aktuell sind Validator 1.6.3 vom 20. August 2026 und die Konfiguration vom 31. August 2026 für XRechnung 3.0.2. Die Konfiguration enthält neben den XRechnung-Szenarien auch Prüfszenarien für reine EN-16931-Rechnungen. Geprüft werden nur XML-Dateien: Bei ZUGFeRD müssen Sie den Datensatz vorher aus dem PDF lösen, etwa mit Mustang, und der PDF-Container selbst bleibt ungeprüft. Eine Online-Fassung der KoSIT haben wir nicht gefunden. Für die Kommandozeile brauchen Sie jemanden aus der IT.

Die OpenXRechnungToolbox setzt eine Oberfläche auf die KoSIT-Werkzeuge und macht sie für Nicht-Programmierer nutzbar. Das Bremer E-Rechnungsportal verweist auf sie, weil sich damit prüfen lässt, ohne Daten aus der Hand zu geben. Der Haken: Laut Projektseite ist die Weiterentwicklung derzeit pausiert. Prüfen Sie, ob die Prüfkonfiguration zur XRechnung-Version passt, die Ihr System erzeugt.

Mustang ist für ZUGFeRD die naheliegende Wahl, weil es PDF-Container und Datensatz gemeinsam prüft; aktuell ist Version 2.26.0 vom 25. August 2026. Die Server-Variante Mustangserver ist laut Projekt kostenpflichtig.

Quba ist in erster Linie ein Anzeigeprogramm. Version 1.x validiert über den Online-Dienst Mustangserver; die Datei verlässt dafür Ihren Rechner. Am 24. September 2026 kündigten die Entwickler Version 2.0 mit eingebautem Mustang-Validator für den 15. Oktober 2026 an; eine Vorabversion steht zum Download. Bis zum 16. Oktober 2026 war die Veröffentlichung von Version 2.0 weder auf der Projektseite noch bei GitHub vermeldet.

Die Behördenportale prüfen für ihren eigenen Rechnungseingang: der Validator der BITBW laut Dokumentation (Stand 15. Januar 2026) für öffentliche Auftragnehmer in Baden-Württemberg, die OZG-RE beim Einreichen an den Bund und angeschlossene Länder. Der ELSTER-Viewer macht E-Rechnungen nach Darstellung des BMF lesbar; als Validator ist er nicht ausgewiesen.

FeRD bietet kein eigenes Prüfprogramm an, aber zu jeder ZUGFeRD-Version ein kostenfreies Infopaket mit Schema-Dateien und Codelisten für Softwareanbieter.

Daneben gibt es zahlreiche Online-Validatoren privater Anbieter. Einige nutzen nach eigener Angabe intern den KoSIT-Validator; behördlich sind sie deshalb nicht, wie ein Anbieter selbst klarstellt. Wir führen sie nicht einzeln auf.

Darf ich echte Rechnungen in einen Online-Validator hochladen?

Nur, wenn Sie wissen, wer die Datei bekommt und was damit geschieht. Sonst nehmen Sie eine Testrechnung.

Eine E-Rechnung enthält Name und Anschrift des Kunden, bei XRechnung verpflichtend einen Ansprechpartner des Verkäufers (Regel BR-DE-2), dazu Bankverbindung, Preise und Konditionen. Namen von Ansprechpartnern und die Daten von Einzelunternehmern sind personenbezogene Daten. Verarbeitet ein Dienst sie in Ihrem Auftrag, verlangt Art. 28 der Datenschutz-Grundverordnung hinreichende Garantien und einen Vertrag. Ob ein Prüfdienst darunter fällt, klärt Ihr Datenschutzbeauftragter. Unsere Einschätzung: Ohne geklärte Vertragslage gehört keine echte Kundenrechnung auf eine fremde Seite — schon wegen der Preise nicht.

Praktisch gibt es einen einfachen Weg:

• Echte Rechnungen lokal prüfen. KoSIT-Validator, OpenXRechnungToolbox und Mustang laufen auf Ihrem Rechner; die Toolbox wirbt ausdrücklich damit, dass nichts auf einen Server geladen wird.
• Online nur mit Testdaten. Legen Sie im eigenen System einen Musterkunden an und erzeugen Sie daraus Testrechnungen. Format und Regelverhalten sind dieselben.
• Bei Behördenportalen ist die Behörde Empfängerin, wenn Sie ohnehin an sie fakturieren; die Prüfung ist dann Teil des Versandwegs.

Wie lese ich den Prüfbericht?

Von oben nach unten: erst die Gesamtbewertung, dann die einzelnen Meldungen und ihre Schwere.

Der HTML-Bericht der KoSIT-Konfiguration enthält eine Konformitätsaussage und eine „Bewertung“. Fünf Bewertungen kommen vor:

Ein Beispiel für „toleriert“, das den Fachhandel direkt betrifft: Die europäische Regel BR-CL-23 zu Mengeneinheiten ist eigentlich als fataler Fehler eingestuft. Die KoSIT-Konfiguration stuft sie für XRechnungen zur Warnung herab. Ein Einheitencode außerhalb der Liste führt dort nicht zur Zurückweisung, in Werkzeugen mit den unveränderten europäischen Regeln schon. Wer in Metern, Rollen, Kartons oder Paaren verkauft, sollte deshalb jede Einheit einem Code der Liste zuordnen.

Darunter folgen die Einzelmeldungen. Jede Regel trägt eine Schwere: Fehler (in den Regelwerken meist fatal) führen zur Zurückweisung, eine warning ist ein Hinweis und führt nicht zur Zurückweisung, auch wenn die Konformitätsaussage im KoSIT-Bericht dann „nicht konform“ lautet. Der Validator in Baden-Württemberg übersetzt das in eine Ampel: grün bestanden, rot zurückweisen, gelb bestanden mit Warnungen.

Die Empfehlung ist keine Entscheidung; über die Annahme entscheidet der Empfänger. Für die Korrektur ist nach der Dokumentation der BITBW generell der Hersteller der Rechnungssoftware zuständig.

Welche Fehlermeldungen sollten Sie kennen?

Die folgenden Regeln sind in den offiziellen Regelwerken so hinterlegt; die Ursachen in der rechten Spalte sind unsere Einschätzung aus der Logik der Regel, keine Statistik.

Zwei Meldungen verdienen einen zweiten Blick: BR-DE-15 ist in der XRechnung-Prüfung ein fataler Fehler, steuerlich aber nach Rn. 35a des BMF-Schreibens unbeachtlich. Ein Behördenportal kann sie trotzdem ablehnen; das Bremer Portal etwa verarbeitet technisch nicht valide Rechnungen nicht. BR-DE-21 dagegen ist bei einer ZUGFeRD-Rechnung an einen Geschäftskunden in der Regel kein Mangel, sondern ein Zeichen, dass das falsche Regelwerk angelegt wurde.

Wie baue ich die Prüfung in den Betriebsablauf ein?

Mit festen Anlässen für die Prüfung und einem festen Ablageort für die Berichte.

Ausgehende Rechnungen

1. Vor dem Start und nach jedem Software-Update: je eine Testdatei pro Belegart prüfen — Rechnung, Gutschrift (für sie gelten dieselben Regeln, BMF Rn. 17), Rechnung mit Rabatt oder Zuschlag, Sammelrechnung, Behördenrechnung mit Leitweg-ID.
2. Im laufenden Betrieb: Stichproben, etwa monatlich einige Rechnungen je Format. Eine Vorgabe für die Häufigkeit gibt es nicht; das ist unser Vorschlag.
3. Bei Versionswechseln: XRechnung 3.0 gilt bis mindestens 31. Juli 2027, eine Vorversion von 4.0 hat die KoSIT im September 2026 veröffentlicht. ZUGFeRD liegt seit dem 4. August 2026 in Version 2.5.2 vor. Stellt Ihr System um, prüfen Sie neu, mit einem Werkzeug, das die Version kennt.
4. Bei ZUGFeRD: PDF-Ansicht und Datensatz vergleichen, wie FeRD es Ausstellern vor dem Versand empfiehlt; im Zweifel gilt der Datensatz.

Eingehende Rechnungen

Validieren Sie beim Eingang, vor der Zahlungsfreigabe. Kann Ihre Eingangssoftware das nicht automatisch, prüfen Sie mindestens neue Lieferanten und auffällige Dateien. Wie Sie den Eingang organisieren und mit fehlerhaften Lieferantenrechnungen umgehen, beschreibt unser Beitrag zum Rechnungseingang für E-Rechnungen.

Prüfberichte ablegen

Legen Sie den Bericht zur Rechnung ins Archiv, mit der Rechnungsnummer im Dateinamen und sinnvollerweise so lange wie den Beleg. Welche Anforderungen an die Aufbewahrung gelten, steht im Abschnitt zur Aufbewahrung unseres Überblicks zur E-Rechnungspflicht.

Ihre nächsten Schritte

1. Eine Testrechnung prüfen, diese Woche. Erzeugen Sie je Format eine Rechnung an einen Musterkunden. ZUGFeRD prüfen Sie mit Mustang, XRechnung mit dem KoSIT-Validator oder der OpenXRechnungToolbox — lokal.
2. Das Ergebnis mit dem Softwareanbieter besprechen. Fehler behebt er. Fragen Sie auch, ob das System vor dem Versand selbst validiert und den Bericht ablegt.
3. Zuständigkeit und Ablage festlegen. Wer prüft Stichproben, wer den Eingang, wohin kommen die Berichte?

Besteht Ihr System die Prüfung auf Dauer nicht, ist das eine Systemfrage. Was Warenwirtschaftssysteme für den technischen Großhandel dazu mitbringen, zeigt unser ERP-Vergleich für den technischen Großhandel.