ZUGFeRD oder XRechnung: Welches Format braucht ein Großhändler?

Was unterscheidet die beiden Formate technisch?

Der Unterschied ist, ob ein Mensch die Rechnung noch ansehen kann.

XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten Daten — eine XML-Datei, die aussieht wie Programmcode und für Software eindeutig lesbar ist. Ein Mensch, der sie öffnet, sieht spitze Klammern und Feldnamen, keine Rechnung. Entwickelt und gepflegt wird der Standard von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, im Auftrag des IT-Planungsrats. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist XRechnung seit 2020 der Standard; adressiert wird sie über eine Leitweg-ID, eine Art Postanschrift, mit der die Datei der richtigen Behördenstelle zugeordnet wird. Stand Oktober 2026 gilt XRechnung 3.0, und zwar bis mindestens 31. Juli 2027; von Version 4.0, die nach der Neufassung der zugrunde liegenden EU-Norm entsteht, hat die KoSIT im September 2026 eine Vorversion veröffentlicht, die finale Fassung wird für das Frühjahr 2027 erwartet.

ZUGFeRD ist ein Hybrid. Sie sehen eine gewohnte PDF-Rechnung, in der ein maschinenlesbarer Datensatz fest eingebettet ist — beides in einer einzigen Datei. Der Einkäufer beim Kunden öffnet das PDF und liest wie immer; sein System liest den Datensatz. Entwickelt wird das Format vom Forum elektronische Rechnung Deutschland, kurz FeRD; die aktuelle Fassung ist ZUGFeRD 2.5.2 vom 4. August 2026. Zum französischen Gegenstück Factur-X ist es kompatibel, was hilft, wenn Kunden zu einem französischen Konzern gehören.

Beide setzen dieselbe Grundlage um: EN 16931, die europäische Norm, die festlegt, welche Rechnungsangaben strukturiert vorhanden sein müssen und wie sie technisch abzubilden sind. Aus Sicht des Gesetzes sind die Formate deshalb gleichwertig. Der Unterschied liegt allein in der Verpackung.

Ein Detail mit Folgen: Bei ZUGFeRD ist im Streitfall der Datensatz maßgeblich, nicht das, was Sie im PDF sehen. Weichen beide voneinander ab — etwa weil ein Layout geändert wurde, ohne die Datenbasis anzupassen —, gilt der Datensatz. Das hat das Bundesfinanzministerium in seinem Schreiben vom 15. Oktober 2025 klargestellt.

Welches Format verlangen meine Kunden?

Danach richtet sich Ihre Entscheidung, nicht nach technischen Vorlieben.

Öffentliche Auftraggeber — Kommunen, Stadtwerke, Landesbehörden, Bundeseinrichtungen — verlangen in aller Regel XRechnung. Wenn Sie Werkzeuge an den kommunalen Bauhof oder Arbeitsschutz an ein Klinikum liefern, kommen Sie daran nicht vorbei. Ob eine bestimmte Stelle zusätzlich ZUGFeRD akzeptiert, ist von Haus zu Haus verschieden und im Einzelfall zu klären.

Gewerbliche Kunden akzeptieren üblicherweise beides, solange das Format der EN 16931 entspricht. Hier spricht für den Fachhandel meist ZUGFeRD, und zwar aus einem unspektakulären Grund: Der Einkäufer bekommt weiterhin eine Rechnung, die er ansehen, ausdrucken und abzeichnen kann. Eine XRechnung an einen Handwerksbetrieb, dessen Buchhaltung aus einem Ordner und einem Steuerberater besteht, löst Rückfragen aus, die niemand braucht.

Große Industriekunden haben oft eigene Vorgaben, die über das Format hinausgehen — bestimmte Felder, eigene Bestellnummern, manchmal einen festgelegten Übertragungsweg. Das steht in den Einkaufsbedingungen, nicht im Gesetz.

Für den Schweiß-, Werkzeug-, Arbeitsschutz- und Industriebedarfshandel heißt das in der Regel: Sie bedienen alle drei Gruppen gleichzeitig. Der Bauhof, der inhabergeführte Metallbaubetrieb und der Automobilzulieferer sitzen im selben Kundenstamm — und erwarten Unterschiedliches.

Die praktische Konsequenz: Fragen Sie Ihre umsatzstärksten Kunden, was sie erwarten. Die Antwort ist aussagekräftiger als jede allgemeine Empfehlung.

Muss ich mich für ein Format entscheiden?

Nein — und in vielen Betrieben wäre es sogar ein Fehler.

Die beiden Formate schließen einander nicht aus. Moderne Rechnungssysteme können in der Regel beide erzeugen, und Sie legen je Kunde fest, was verschickt wird. Wer sowohl an Behörden als auch an Handwerk liefert, braucht diese Wahlmöglichkeit ohnehin.

Wichtiger als die Entscheidung zwischen den Formaten ist deshalb eine andere Frage an Ihren Softwareanbieter: Kann das System kundenindividuell fakturieren? Ein Programm, das nur ein Format kennt, zwingt Sie irgendwann zu einem Umweg — sei es ein zweites Werkzeug für Behördenrechnungen oder eine manuelle Nachbearbeitung.

Auf der Empfangsseite stellt sich die Frage gar nicht: Dort müssen Sie beides lesen können, weil Ihre Lieferanten es sich aussuchen. Wie Sie den Rechnungseingang dafür einrichten, ist eine eigene Aufgabe — und überwiegend eine organisatorische.

Woran erkenne ich, ob mein Format wirklich gültig ist?

Daran, dass ein Prüfprogramm es akzeptiert — nicht daran, dass es plausibel aussieht.

Hier liegt die häufigste Fehlannahme. Ein PDF, an das eine XML-Datei nur angehängt wurde, ist keine ZUGFeRD-Rechnung.

Erforderlich ist als Trägerformat PDF/A-3 — eine besondere Spielart des PDF, die das normkonforme Einbetten fremder Dateien im Dokumentcontainer erlaubt. Der Datensatz liegt darin also innerhalb der Datei, nicht daneben. Beide Teile müssen anschließend zwei Prüfungen bestehen: die Schema-Prüfung für den technischen Aufbau und die Schematron-Prüfung für die inhaltlichen Geschäftsregeln der Norm, etwa ob Pflichtfelder gefüllt sind und Beträge zueinander passen. Ein gewöhnliches PDF mit separatem XML-Anhang scheitert schon an der ersten Voraussetzung.

Dazu kommt eine Falle innerhalb von ZUGFeRD selbst. Das Format kennt mehrere Profile mit unterschiedlichem Umfang, und nicht alle sind gültige E-Rechnungen:

MINIMUM und BASIC-WL waren als Buchungshilfe gedacht, nicht als vollwertige Rechnung. Die Einstufung von BASIC als konform stützt sich auf die übereinstimmende Einschätzung zweier Fachquellen; eine amtliche Bestätigung dazu haben wir nicht gefunden. Vorausgesetzt ist außerdem mindestens Version 2.0.1.

Das Tückische daran: Welches Profil Ihr System verwendet, steht nicht auf der Rechnung. Sie sehen ein ordentliches PDF und wissen trotzdem nicht, ob es zählt.

Der Weg, das herauszufinden, dauert eine Kaffeepause. Erzeugen Sie eine Testrechnung aus dem eigenen System und öffnen Sie die Datei mit einem Prüfwerkzeug — der quelloffene Quba Viewer etwa zeigt XRechnung- und ZUGFeRD-Dokumente an und untersucht sie auf Konformität. Danach wissen Sie, was Ihr System tatsächlich produziert, und nicht nur, was der Anbieter im Datenblatt schreibt.

Wofür Sie das brauchen

Die Formatfrage entscheidet nicht, ob Sie umstellen müssen, sondern nur, worauf. Das Ob und das Wann regeln die Übergangsfristen des Wachstumschancengesetzes — wer über 800.000 Euro Umsatz liegt, ist ab 2027 dran, alle anderen ab 2028. Die Einzelheiten dazu stehen in unserem Überblick zu den Fristen und Pflichten der E-Rechnung im technischen Fachhandel.

Für die Praxis bleiben drei Sätze:

Klären Sie bei Ihren größten Kunden, was erwartet wird. Sorgen Sie dafür, dass Ihr System beide Formate kann und kundenindividuell auswählt. Und prüfen Sie eine Testrechnung, bevor ein Kunde es für Sie tut — eine zurückgewiesene Rechnung kostet mehr Zeit als jede Kontrolle vorher.