BMEcat-Datei erstellen: Anleitung für technische Fachhändler

Was ist eine BMEcat-Datei, und welche Version brauchen Sie?

Eine BMEcat-Datei ist ein Produktkatalog im XML-Format, den ein anderes System ohne Handarbeit einlesen kann. Welche Version Sie erzeugen, bestimmt der Empfänger, nicht der neueste Stand des Standards. Herausgeber ist der BME, der Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik. Version 1.0 wurde nach Angaben des BME im November 1999 verabschiedet, Version 1.2 im Jahr 2001 auf der CeBIT vorgestellt. Aktuell ist BMEcat 2005.2, die zweite Überarbeitung von BMEcat 2005; sie bleibt nach Angaben des BME abwärtskompatibel zu 2005 und 2005.1. ECLASS beschreibt BMEcat als frei verfügbar und lizenzkostenfrei nutzbar.

Wer im ETIM-Umfeld von „BMEcat 5.0“ spricht, meint etwas anderes: die ETIM-BMEcat-Guideline 5.0 von ETIM International mit Stand 30. Juni 2021. Sie legt fest, wie ETIM-klassifizierte Produktdaten in einer Datei nach BMEcat 2005 stehen müssen, macht dafür einige optionale Felder zu Pflichtfeldern und ergänzt eigene Felder mit dem Präfix UDX.EDXF. Am 24. August 2021 folgte die Revision 5.0.1, die nur zwei Fehler im XML-Schema korrigierte. Eine BMEcat-Version 5.0 gibt es nicht. ETIM International hat die Guideline 5.0 zugleich als letzte Version angekündigt; als Nachfolger gibt es inzwischen das Austauschformat ETIM xChange, nach Angaben von ETIM Deutschland in Version 2.0.

Was gefragt ist, steht in den Unterlagen der Gegenseite:

Die beiden Formatversionen sind keine Varianten derselben Datei. In BMEcat 1.2 heißt der Artikel ARTICLE und die Artikelnummer SUPPLIER_AID, in BMEcat 2005 heißen sie PRODUCT und SUPPLIER_PID. Unite beschreibt seine Katalogstruktur auf Basis von BMEcat 1.2 und prüft den Aufbau nach eigener Darstellung gegen die zugehörige Dokumenttypdefinition. Eine Datei der einen Version ist deshalb keine gültige Datei der anderen. Was die Plattformen sonst verlangen, vergleicht unser Beitrag zu Unite, WUCATO und simple system.

Wie ist eine BMEcat-Datei aufgebaut?

Aus einem Kopfteil und einem Transaktionsteil. Jede Datei beginnt mit dem Wurzelelement BMECAT, bei BMEcat 2005 mit dem Attribut version="2005". Die ETIM-Guideline schreibt zusätzlich den Verweis auf ihr eigenes XML-Schema vor, den Namensraum https://www.etim-international.com/bmecat/50.

Der Kopfteil HEADER beschreibt nicht die Artikel, sondern den Katalog: Sprache, Katalognummer (CATALOG_ID), Katalogversion (CATALOG_VERSION), Katalogname, Erstelldatum, den Empfänger (BUYER), den Lieferanten (SUPPLIER) mit E-Mail-Adresse und im ETIM-Fall das Feld UDX.EDXF.VERSION mit dem Wert „5.0“. Mit MIME_ROOT lässt sich ein Verzeichnis hinterlegen, auf das sich relative Bildpfade beziehen.

Darauf folgt die Transaktion. T_NEW_CATALOG überträgt einen vollständigen Katalog und wird nach der Guideline von allen Datenempfängern unterstützt. T_UPDATE_PRODUCTS für neue, geänderte und gelöschte Artikel und T_UPDATE_PRICES für reine Preisänderungen müssen Sie mit dem Empfänger vereinbaren. Die Guideline warnt: Fehlt ein einziges Update in der Kette, ist der folgende Katalog ungültig, und Sie müssen wieder einen vollständigen T_NEW_CATALOG liefern.

Zwei formale Regeln gelten für die ganze Datei. Optionale Felder dürfen fehlen; stehen sie in der Datei, dürfen sie nicht leer sein. Und der Dateiname besteht aus Kurzname des Lieferanten und Erstelldatum im Format JJJJ-MM-TT, möglichst nicht länger als 40 Zeichen, etwa Smith_Switches_New_2018-01-30.xml aus dem Beispiel der Guideline.

Welche Pflichtfelder braucht jeder Artikel?

Nach der ETIM-Guideline 5.0 mindestens Artikelnummer, Kurzbeschreibung, Klassifikation mit Merkmalen, Bestell- und Inhaltseinheit sowie einen Preis mit Gültigkeitsbeginn. Die Tabelle fasst die Pflichtelemente unterhalb von PRODUCT zusammen; „+Pflicht“ markiert Felder, die BMEcat 2005 als optional führt und die Guideline zur Pflicht macht.

Herstellername, Herstellerartikelnummer und GTIN sind in der Guideline optional, sollen aber gefüllt werden, wenn Daten vorliegen. Unite führt dagegen Langbeschreibung, Herstellernummer, Herstellername, Lieferzeit und Steuersatz als Pflichtfelder. Die Liste der Guideline ist die Untergrenze, die Liste Ihres Empfängers das Lastenheft.

Wie kommt die ETIM-Klassifikation in die Datei?

Über den Block PRODUCT_FEATURES: Er nennt System und Version, die Klasse und darunter jedes Merkmal als Paar aus Code und Wert. Die Datei transportiert keine Bezeichnungen wie „Außendurchmesser“, sondern Codes: EC für die Klasse, EF für das Merkmal, EV für einen Wert aus einer ETIM-Werteliste. Eine Einheit im Feld FUNIT ist nach der Guideline meist weder nötig noch erwünscht, weil ETIM sie festlegt. Bereichsmerkmale brauchen zwei FVALUE-Felder, der kleinere Wert zuerst; „-15 to 100“ in einem Feld ist falsch.

Die schärfste Regel betrifft die Vollständigkeit. Ist ein Artikel einer ETIM-Klasse zugeordnet, müssen alle Merkmale dieser Klasse in der Datei stehen, ausgenommen nicht relevante länderspezifische Merkmale. Lässt sich ein Wert nicht angeben, wird ein Minuszeichen geliefert und der Grund in FVALUE_DETAILS genannt: NA für nicht anwendbar, MV für einen in dieser ETIM-Version fehlenden Wert, UN für derzeit unbekannt. Für Artikel ohne passende Klasse erlaubt die Guideline ausnahmsweise den Platzhalter EC000000, der nicht Teil des ETIM-Modells ist; der Merkmalsblock bleibt trotzdem Pflicht.

Welche Version Sie angeben, hängt vom Zeitpunkt ab. Aktuell ist ETIM 10.0. ETIM 11.0 ist seit dem 15. Oktober 2026 in der Beta-Phase und soll nach Angaben von ETIM Deutschland am 1. Dezember 2026 erscheinen. Das offizielle Prüfwerkzeug nennt bei unserem Abruf am 16. Oktober 2026 als höchste prüfbare Version ETIM-10.0. Was der Wechsel bedeutet, steht in unserem Beitrag ETIM 11.0: Was sich ändert.

Hinzu kommt die Lizenzfrage. Seit dem 1. Juli 2026 ist das deutsche ETIM-Modell nach dem Leistungskatalog von ETIM Deutschland Mitgliedern vorbehalten, Großhändler erhalten es über eine Großhandelskooperation mit ETIM-Mitgliedschaft zu rabattierten Konditionen. Frei zugänglich bleiben das englische Modell und der ETIM-BMEcat-Leitfaden. Wie das Modell aus Klassen, Merkmalen und Werten aufgebaut ist, erklärt unser Beitrag Was ist ETIM-Klassifizierung?.

Auf welchem Weg entsteht die Datei?

Auf einem von drei Wegen: als Export aus dem System, in dem Ihre Artikeldaten liegen, über einen Excel-Konverter oder aus einem Datenpool. Handgeschriebenes XML ist nach unserer Einschätzung schon bei wenigen Dutzend Artikeln keine Option.

Export aus ERP oder PIM. Das ist der Weg für alle, die regelmäßig liefern. Entscheidend ist nicht, ob ein System „BMEcat kann“, sondern welche Formatversion und welche Guideline es schreibt und ob es Pflichtfelder schon bei der Erfassung erzwingt. Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, beschreibt unser Ratgeber zum PIM-System im technischen Großhandel.

Excel-Konverter. Für einen kleinen oder einmaligen Katalog. simple system verweist Lieferanten ohne eigenen Export auf den Converter des Anbieters Sepia, nach Anbieterangaben ein quelloffenes Werkzeug, das aus einer Excel-Vorlage BMEcat 1.2 oder 2005 erzeugt. Ob ein Konverter die Zusatzfelder der ETIM-Guideline schreibt, geht aus der Produktseite nicht hervor; für ETIM-Empfänger klären Sie das an einer Testdatei.

Datenpool. Wer Markenware führt, muss Herstellerdaten nicht neu erfassen. Für den VTH-eData-Pool beschreibt der Betreiber entitys, dass Händler Herstellerdaten übernehmen, eigene Teilsortimente bilden und diese direkt per BMEcat ausleiten können; als Klassifikation nennt er ECLASS. Das ist eine Anbieterangabe. Für Eigenmarken und Zukaufteile liefert kein Pool Daten, dieser Teil des Sortiments entsteht im eigenen Haus. Die Datenquellen ordnet unser Überblick zu ETIM, eCl@ss und BMEcat ein.

Wie prüfen Sie die Datei, bevor Sie sie verschicken?

In drei Stufen: ob das XML formal korrekt ist, ob es dem XML-Schema entspricht und ob es die Zusatzregeln der Guideline einhält. So gliedert der Anbieter MediaLab die Prüfung seines ETIM BMEcat Validators.

Die ersten beiden Stufen decken Sie ohne Lizenz ab. Das ZIP-Paket der Guideline enthält nach Angaben von ETIM Deutschland die XSD-Datei, eine Excel-Übersicht aller Elemente und eine Beispieldatei zum Testen; der BME stellt die Schemadateien für BMEcat 1.2 und 2005 bereit. Gegen eine XSD prüft jeder gängige XML-Editor.

Für die dritte Stufe gibt es das offizielle ETIM BMEcat Certification Tool. Es prüft nach eigener Beschreibung gegen die Guideline-Versionen 3.1, 4.0 und 5.0 und die ETIM-Versionen 6.0 bis 10.0; ETIM Schweiz bietet es mit derselben Beschreibung an. Zugang haben nach dem Leistungskatalog von ETIM Deutschland Mitglieder und Großhändler, die über ihre Kooperation mit ETIM-Mitgliedschaft den Leistungskatalog zu rabattierten Konditionen erwerben; Fördermitglieder und Nichtmitglieder haben keinen eigenen Zugang. Der Validator von MediaLab unterstützt nach Anbieterangaben die Guideline 5.0 mit einer eigenen Variante für Deutschland, kostenlos aber nur für ungepackte Dateien bis 16 KB, gegen Bezahlung bis 64 MB. Das reicht für einen Strukturtest, nicht für einen Sortimentskatalog.

Die letzte Prüfung macht der Empfänger. simple system rät, nach dem Upload den Importbericht zu lesen, Fehler und Warnungen zu korrigieren und neu hochzuladen. Eine gültige Datei ist dabei noch kein guter Katalog: Ein Bestand, in dem jedes zweite Merkmal ein Minuszeichen trägt, besteht jede formale Prüfung und füllt im Shop des Kunden trotzdem keinen Filter.

Welche Fehler lassen BMEcat-Importe scheitern?

Nach unserer Einschätzung meist banale: falsche Einheiten-Codes, unvollständige Merkmale, unzulässige Zeichen in Bilddateinamen und Texten.

Im technischen Handel steckt die eigentliche Arbeit in den Einheiten. Wie Meterware aussieht, zeigt der deutsche Länderteil der Guideline am Beispiel Kabel: Bestell- und Inhaltseinheit MTR, Preis je 1.000 Meter über das Feld PRICE_QUANTITY, Bestellschritt 100 Meter für einen 100-Meter-Ring. Ring, Spule oder Trommel stehen getrennt davon in eigenen Feldern für Verpackungseinheiten. Dieselbe Zuordnung Ihrer internen Einheiten zu genormten Codes brauchen Sie auch für den Warenkorb einer OCI-Schnittstelle.

Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor?

Erstens: Fordern Sie die Katalogvorgaben des Empfängers schriftlich an. Formatversion, Guideline, Klassifikationssystem und dessen Version, Pflichtfelder, Transaktionsart und Bildübergabe.

Zweitens: Gleichen Sie Ihre Daten gegen die Pflichtfeldliste ab. Eine Spalte je Pflichtfeld zeigt, wo Kurztexte zu lang sind oder Angaben fehlen.

Drittens: Legen Sie eine Einheiten-Zuordnung an. Jede interne Einheit bekommt ihren Code nach UN/ECE-Empfehlung 20.

Viertens: Klassifizieren Sie vollständig. Klasse je Artikel, alle Merkmale der Klasse, fehlende Werte als Minuszeichen mit Begründung. Stimmen Sie mit dem Empfänger ab, ob er nach dem 1. Dezember 2026 weiter ETIM 10.0 annimmt oder ETIM 11.0 erwartet.

Fünftens: Bereiten Sie die Medien vor. Dateinamen ohne Sonderzeichen, Rasterbilder mit mindestens 300 Pixeln, Pfade relativ zu MIME_ROOT oder als direkte URL.

Sechstens: Testen Sie klein. Erzeugen Sie eine Datei mit wenigen Artikeln, prüfen Sie sie gegen die XSD und, wo möglich, gegen die Guideline-Regeln, und lassen Sie sie beim Empfänger testweise importieren.

Siebtens: Liefern Sie den Gesamtkatalog. Zuerst als T_NEW_CATALOG; Update-Transaktionen erst, wenn der Empfänger sie zugesagt hat und Sie jede Lieferung lückenlos nachhalten können.