IDS-Schnittstelle: So bestellen Handwerkskunden direkt aus ihrer Software bei Ihnen

Was ist die IDS-Schnittstelle, und wer steht dahinter?

Die IDS-Schnittstelle ist der Branchenstandard, über den Handwerkersoftware mit dem Onlineshop eines Großhändlers Warenkörbe austauscht. IDS steht für Integrierte Daten-Schnittstelle, im Markt heißt sie meist IDS Connect.

Die ITEK GmbH hat die Schnittstelle nach eigenen Angaben für die Verbände BVBS, DG Haustechnik und ZVSHK entwickelt; ein Arbeitskreis aus Experten dieser Verbände entwickelt sie weiter. Aktuell gültig ist Version 2.5, die zu den im Markt ebenfalls verwendeten Versionen 2.0 und 2.3 abwärtskompatibel ist. Die Schnittstellenbeschreibung zur Version 2.5 trägt das Datum 2. November 2020 und steht auf der Seite von ITEK zum Herunterladen bereit, zusammen mit den XML-Schemas für Warenkörbe.

Ihr Gegenüber ist laut Präambel der Spezifikation die kaufmännische Software von Handwerksbetrieben, also das Programm, in dem ein Installateur oder Elektriker Angebote und Aufträge schreibt. Jeder Shop soll darin auf identische Weise ansteuerbar sein; Sie erreichen mit einer Standardlösung viele Kunden, egal welche Software diese einsetzen.

Wichtig für die Erwartungen: IDS ist nach der Spezifikation kein klassischer Webservice, der im Hintergrund Daten abfragt. Daten gehen vom Handwerker an den Shop und zurück; dazwischen steht Ihr Shop als „Blackbox“, in der der Handwerker selbst klickt. Die Spezifikation nennt das halbautomatische Kommunikation. Warum Industriekunden stattdessen nach OCI fragen, erklärt unser Überblick zum B2B-Onlineshop für den technischen Handel.

Wie läuft eine Bestellung über IDS Connect ab?

In vier Schritten: Absprung aus der Software, Arbeit im Shop, Rückgabe des Warenkorbs, Schließen des Fensters. Welche Aktion gemeint ist, steuert ein Aktionscode.

Beim Absprung öffnet die Handwerkersoftware Ihren Shop in einem Browserfenster und meldet den Nutzer automatisch an. Dafür überträgt sie Kundennummer, Benutzername und Passwort, in den Parametern kndnr, name_kunde und pw_kunde mit jeweils bis zu 50 Zeichen. Nach der Spezifikation sollen diese Zugangsdaten den Daten entsprechen, die der Anwender bereits für Ihren Shop hat. Mitgeschickt wird die Rücksprungadresse (hookurl, bis 256 Zeichen), an die der Warenkorb zurückgeht. Übertragen wird ausschließlich per POST; die GET-Variante wird wegen der begrenzten Parameterlänge nicht unterstützt. HTTPS wird empfohlen.

Im Shop sucht der Handwerker Artikel und legt einen Warenkorb an; was dort passiert, regelt der Standard nicht. Zurück geht der Warenkorb als XML-Dokument, per Formular an die Rücksprungadresse — laut Spezifikation „analog der OCI Schnittstelle“. Ein Kennzeichen im Warenkorb unterscheidet zwei Fälle: „Warenkorbrückgabe“ und „Warenkorbrückgabe mit Bestellung“.

Die Spezifikation definiert diese Aktionen:

Eine eigene Verfügbarkeitsabfrage im Hintergrund gibt es nicht. Preise und Bestand sieht der Handwerker über den Artikel-Deeplink: ITEK beschreibt ihn als direkte Einsicht in aktuelle Preise und die Verfügbarkeit, technisch ist es eine Shop-Seite im Browser.

Was unterscheidet IDS von OCI?

Das Gegenüber und die Richtung. OCI verbindet Ihren Shop mit dem Einkaufssystem eines Industriekunden, IDS mit der Handwerkersoftware — und dort kann der Warenkorb auch von der Kundenseite zu Ihnen kommen.

Hinzu kommen Kopfdaten. Pflicht ist die Versandart, mit den Werten „Lieferung“ oder „Abholung“. Optional sind unter anderem eine Kommission mit bis zu 80 Zeichen, eine Lieferadresse, ein Liefertermin und Ihre Angebotsnummer, auf die sich die Positionen beziehen. Und die Positionsnummern des Handwerkers dürfen in Ihrem System weder verändert noch gelöscht werden, damit der Bezug zu seinem Angebot erhalten bleibt.

Wie Sie eine OCI-Anbindung für Industriekunden einrichten, steht im Ratgeber OCI-Schnittstelle einrichten. Die Abstimmung läuft ähnlich, die Feldliste nicht.

Wie grenzt sich IDS von Datanorm und UGL ab?

Datanorm liefert Stammdaten als Datei, UGL tauscht Belege als Datei aus, IDS überträgt Warenkörbe im laufenden Vorgang. Die drei ersetzen sich nicht, sie ergänzen sich.

Die Website des Standards beschreibt Datanorm als das Standardverfahren für den Artikel- und Stammdatenaustausch. Der Haustechnik-Großhändler Cl. Bergmann bietet darüber Preis- und Artikelstammdaten in den Versionen 4.0 und 5.0 an und schreibt, Version 4.0 sei immer noch am weitesten verbreitet. Für die Datenversorgung auf Abruf nennt Cl. Bergmann Open Masterdata, das die Datanorm nach Darstellung des Unternehmens mittelfristig ablösen soll.

UGL steht für Übergabeschnittstelle Lang. Nach der Schnittstellenbeschreibung zur Version 4 hat die GC-Gruppe Ende 1998 zusammen mit einigen SHK-Softwarehäusern diesen Standard für die Auftragsabwicklung zwischen Fachhandwerk und Großhandel definiert; Version 4.0 gilt seit dem 1. Juli 2006. UGL arbeitet mit ASCII-Dateien fester Satzlänge von 200 Bytes, die online oder per FTP übertragen werden, und kennt Vorgänge wie Anfrage, Lieferauftrag, Abruf, Preisangebot und Auftragsbestätigung. Cl. Bergmann nennt für seine UGL-Anbindung zusätzlich Lieferscheine und Rechnungen als Belegarten.

In der Praxis heißt das: Datanorm füllt die Artikeldatei, IDS holt den aktuellen Warenkorb samt Preisen, UGL bringt die Belege zurück. Die Verbundgruppe NORDWEST nennt für ihre Fachhandelspartner ausdrücklich eine SHK-Branchenlösung aus IDS- und Datanorm-Schnittstelle. Welche Standards für Industriekunden die Rolle der Stammdaten übernehmen, steht in unserem Beitrag zu ETIM, eCl@ss und BMEcat.

Welche Handwerkersoftware unterstützt IDS?

Viele, aber eine vollständige, unabhängige Liste gibt es nicht. Belegen lässt sich die Unterstützung über die Seiten der Hersteller.

Bosch OfficeOn beschreibt IDS-Connect als XML-basierte Schnittstelle mit Artikelsuche, Live-Preisabfragen und Warenkorb-Austausch und nennt als kompatible Händler unter anderem GC-Gruppe, G.U.T., Pietsch, Richter+Frenzel, Würth, BTI und Berner. HERO schreibt, zahlreiche SHK-Betriebe griffen auf IDS Connect zurück. openHandwerk und Robaws dokumentieren in ihren Hilfeseiten, wie ein Nutzer einen IDS-Shop mit seinen Zugangsdaten hinterlegt. LC-TOP stellt IDS, UGL und OCI als Shop-Anbindungen zum Großhandel nebeneinander und schreibt, OCI werde im Handwerk nur in seltenen Fällen als erste Wahl eingesetzt. Sonepar bietet nach einem Blogbeitrag vom Februar 2022 IDS, OCI, UGL und ZUGFeRD an und nennt die Vernetzung mit der eigenen Software Sonepar HERO sowie mit KWP, Ziemer, Streit, Hausmann & Wynen und LC Top. Alle diese Angaben stammen von den Anbietern selbst.

Für Sie als Händler zählt eine Stelle mehr als jede Liste: der Verzeichnisdienst. Laut ITEK enthalten die Verzeichnisse SHK Connect und Open Connect Adressen und Versionen der Schnittstellen der Marktpartner, über die Softwarehäuser die Shops aufrufen; Großhändler sollten ihre Schnittstelle dort eintragen. Robaws etwa lässt Nutzer den Lieferanten-Webshop über Open Connect suchen.

Was braucht Ihr Shop, damit Handwerkskunden per IDS bestellen können?

Kundenkonten mit Benutzern, kundenindividuelle Nettopreise, kurze Artikelnummern und eine Zuordnung Ihrer Mengeneinheiten. Die Schnittstelle selbst ist der kleinere Teil.

Kundenkonten und Zugang. Weil der Handwerker sich mit seinen eigenen Shop-Zugangsdaten anmeldet, sind Benutzer je Mitarbeiter sinnvoller als ein technisches Konto je Firma. Über die Aktion LI teilen Sie der Software mit, ob Sie die Kundennummer verlangen. openHandwerk nennt einen typischen Fehler beim ersten Verbinden: Der Großhändler hat eine IP-Adresse nicht auf seine Freigabeliste gesetzt. Klären Sie Freigaben deshalb mit den Softwarehäusern, bevor Kunden es versuchen.

Artikelnummern und Texte. Ihre Artikelnummer ist im Warenkorb Pflicht und darf höchstens 15 Zeichen haben, der Kurztext bis zu 100. Wer längere Nummern führt, muss das vor dem Start klären.

Mengeneinheiten. Erlaubt sind die Werte einer Codeliste im Anhang der Spezifikation, mit Kürzeln wie PCE für Stück, MTR für Meter, KGM für Kilogramm, SET für Satz und PR für Paar — insgesamt 17 Einheiten. Karton, Rolle oder Verpackungseinheit stehen nicht darin. Umrechnen lässt sich über die Preisbasis: Der Preis bezieht sich auf „n“ Einheiten der angefragten Mengeneinheit.

Preise. Der Warenkorb trägt einen Angebotspreis als Brutto- oder Listenpreis und einen Nettopreis, den die Spezifikation als Einkaufspreis des Kunden inklusive Rabatten und Rohstoffanteilen beschreibt. Beide Preise sind in der Spezifikation Kann-Felder. Ohne kundenindividuellen Nettopreis kalkuliert Ihr Kunde sein Angebot allerdings mit falschen Zahlen. In der Regel heißt das, dass Ihr ERP die Konditionen tagesaktuell an den Shop liefern muss; welche Systeme das im technischen Großhandel können, zeigt unser Vergleich der ERP-Systeme für den technischen Großhandel.

Metallzuschläge. Für Artikel mit Kupfer, Aluminium oder anderen NE-Metallen sieht der Warenkorb eine eigene Struktur für Rohstoffanteile vor, mit Gewichtsanteil und der DEL-Notierung, mit der der Nettopreis berechnet wurde. Das Rechenbeispiel der Spezifikation: 50 Meter Kabel zu einem Listenpreis von 10.000 Euro je 1.000 Meter, 10 Prozent Rabatt und ein Kupferzuschlag von 72 Euro ergeben einen Nettopreis von 522 Euro.

Verhalten des Shops. Die Spezifikation stellt dazu eigene Regeln auf. Artikel aus einem gesendeten Warenkorb, die Sie nicht führen, dürfen nicht verschwinden, sondern müssen angezeigt werden. Der Handwerker muss auch nur suchen und Artikel übernehmen können, ohne zu bestellen, sonst drohen nach der Spezifikation Fehlbestellungen. Und es braucht eine gut erkennbare Möglichkeit, alle Änderungen zu verwerfen und nichts zurückzuschicken.

Lohnt sich IDS für einen technischen Fachhändler?

Wenn ein nennenswerter Teil Ihrer Kunden Handwerksbetriebe mit Angebotssoftware sind: ja. Wenn Sie überwiegend Industrie beliefern, steht OCI vorn.

Die Herkunft liegt in der Haustechnik: Das zeigen die Trägerverbände, die eigenen Funktionen für Heizungsanlagen in der Spezifikation und HEROs Hinweis auf zahlreiche SHK-Betriebe. Im Elektrogroßhandel bieten unter anderem Sonepar und die EGU Elektro Großhandels Union Rhein-Ruhr IDS an; die EGU beschreibt den Standard als im Bau- und Handwerksbereich verbreitet. Für den technischen Handel im engeren Sinn gibt es zwei belegte Signale: NORDWEST stellt den eigenen Fachhandelspartnern die Handwerker-Schnittstelle IDS zentral bereit, und Bosch OfficeOn nennt unter den kompatiblen Händlern auch Würth und Berner.

Wie viele Handwerksbetriebe IDS nutzen oder wie viele technische Fachhändler es anbieten, ist nach unserer Recherche nicht erhoben. Cl. Bergmann nennt IDS die am weitesten verbreitete Schnittstelle, die von den meisten Handwerkersoftwares unterstützt werde — das ist die Einschätzung eines Großhändlers, keine Messung. Die belastbarste Zahl liefert deshalb Ihre eigene Kundenliste.

Wie führen Sie IDS Schritt für Schritt ein?

Mit einer Kundenliste, einem Gespräch mit dem Shop-Anbieter und einem kleinen Pilot. Eine Reihenfolge, die sich aus den Anforderungen der Spezifikation ableitet:

1. Bedarf erheben. Fragen Sie Ihre umsatzstärksten Handwerkskunden, mit welcher Software sie Angebote schreiben und ob sie aus ihr heraus bei Großhändlern bestellen.
2. Shop-Anbieter festnageln. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, welche IDS-Version und welche Aktionen der Shop beherrscht — mindestens WKE, besser auch WKS, ADL und AS — und was er auf die Abfragen LI und SV antwortet.
3. Daten prüfen. Artikelnummern bis 15 Zeichen, Zuordnung Ihrer Mengeneinheiten zur Codeliste, kundenindividuelle Nettopreise aus dem ERP, Rohstoffzuschläge für Kabel und Metallartikel.
4. Konten vorbereiten. Benutzer je Mitarbeiter beim Kunden, nicht nur ein Firmenzugang.
5. Sichtbar werden. Schnittstelle im Verzeichnisdienst eintragen und IP-Freigaben mit den Softwarehäusern abstimmen.
6. Pilot fahren. Wenige Kunden mit unterschiedlicher Software, beide Richtungen testen, dazu einen Artikel, den Sie nicht führen, und einen Abbruch ohne Rückgabe.

Ihr erster Schritt ist der kleinste: Laden Sie die Schnittstellenbeschreibung zur Version 2.5 bei ITEK herunter und legen Sie das Kapitel „Dateninhalte Warenkorb“ Ihrem Shop-Anbieter und Ihrem ERP-Betreuer gemeinsam vor. Die Antworten der beiden zu Artikelnummer, Mengeneinheit und Nettopreis zeigen, ob vor Ihnen ein Schnittstellenprojekt liegt oder ein Datenprojekt.