EDI-Anbindung an Großkunden: Aufwand, Kosten und typische Stolpersteine

Was ist EDI, und worin unterscheidet es sich von OCI, IDS und der Bestellung per E-Mail?

EDI, Electronic Data Interchange, ist der Austausch von Geschäftsbelegen zwischen zwei Systemen in einem vereinbarten Standardformat, ohne dass dazwischen jemand tippt. So definiert es die Hoffmann Group, selbst Werkzeughändler, in ihrem EDI-Starter-Pack (Stand 13.08.2025).

Der Unterschied zu den Shop-Schnittstellen liegt im Gegenüber. Bei OCI und IDS sitzt ein Mensch in Ihrem Shop: Der Einkäufer des Industriekunden springt aus seinem Beschaffungssystem in Ihren Katalog, der Handwerker aus seiner Kalkulationssoftware. Wie das eingerichtet wird, beschreiben unsere Ratgeber zur OCI-Schnittstelle und zur IDS-Schnittstelle für Handwerkskunden. Bei EDI gibt es keinen Shop und keinen Warenkorb. Das ERP des Kunden erzeugt die Bestellung, Ihr System nimmt sie an und schickt Bestätigung, Lieferavis und Rechnung zurück. OCI regelt, wie ein Warenkorb entsteht; EDI regelt, was danach mit dem Beleg passiert. Beides kann nebeneinander laufen; welcher Anschlussweg zu welchem Kundentyp passt, ordnet unser Überblick zum B2B-Onlineshop für den technischen Handel.

Gegenüber der Bestellung per E-Mail ändert sich vor allem die Verbindlichkeit. Liebherr legt in seinen EDI-Bedingungen (Stand Juli 2024) fest, dass nach der Freigabe die vereinbarten Daten grundsätzlich nur noch per EDI fließen und bei Widersprüchen die EDI-Daten gelten. Eine PDF-Bestellung, die Ihr Innendienst abtippt, ist danach kein Parallelweg mehr, sondern eine Fehlerquelle.

Welche EDI-Nachrichten verlangt ein Großkunde?

In den veröffentlichten Leitfäden meist vier: Bestellung, Bestellantwort, Lieferavis und Rechnung. Welche genau und in welcher Version, steht im EDI-Leitfaden Ihres Kunden.

Die Nachrichten stammen meist aus UN/EDIFACT, dem Standard der Vereinten Nationen für elektronischen Geschäftsdatenaustausch, dessen Syntax in ISO 9735 festgelegt ist. Für den Handel gibt es eine Untermenge davon: EANCOM von GS1, mit EANCOM 2002 als aktuellem Release. GS1 Germany beschreibt in seiner Dokumentation (Edition 2016, Update 2021) nach unserer Zählung 49 EANCOM-Nachrichtentypen; UN/EDIFACT selbst umfasst nach Angaben von GS1 Germany mehr als 200. EANCOM bindet die GS1-Nummern ein: die GLN (Global Location Number) für Firmen und Standorte, die GTIN für Artikel und die SSCC, in Deutschland NVE, für Versandeinheiten.

Die Beschreibungen folgen der EANCOM-Dokumentation von GS1 Germany. Für die Planung zählen zwei Punkte. Erstens ist die Version Teil der Vorgabe. Miele führt in seiner EDI-Checkliste für Lieferanten (Ausgabe 2025) ORDERS, DESADV und INVOIC im Verzeichnis D.96A und Lieferabrufe in D.98B, die Hochland-Gruppe arbeitet ebenfalls mit D.96A. Das Verzeichnis D.96A stammt nach der Übersicht der UNECE aus dem Jahr 1996; als jüngstes Verzeichnis führt die UNECE-Downloadseite D.24A. Zweitens ist EDI nicht gleich EDIFACT. Hochland wickelt Katalogbestellungen über eine Beschaffungsplattform im XML-Format openTRANS ab, die Hoffmann Group unterstützt neben EDIFACT auch cXML, und in der Automobilzulieferung gelten eigene VDA-Formate, die etwa Miele für Lieferabrufe und Gutschriften einsetzt.

Über welche Wege laufen die Nachrichten?

Über den Weg, den Ihr Kunde vorgibt. Im Industriegeschäft sind das vor allem AS2 und OFTP2, daneben SFTP und vereinzelt noch X.400.

AS2 ist in RFC 4130 von 2005 beschrieben: Die Nachrichten gehen per HTTP über das Internet, werden signiert und verschlüsselt, und der Empfänger quittiert die Übertragung auf Anforderung mit einer signierten Empfangsbestätigung. OFTP2, das Dateiübertragungsprotokoll der europäischen Automobilorganisation Odette, ist in RFC 5024 von 2007 dokumentiert; es verschlüsselt und signiert ebenfalls, liefert signierte Quittungen und funktioniert direkt zwischen zwei Partnern oder über ein Value Added Network (VAN). Ein VAN, auch Clearing Center genannt, ist ein Dienstleister, der Nachrichten annimmt, ins Zielformat übersetzt und an den Partner weiterreicht.

Miele bevorzugt AS2 und bietet zusätzlich OFTP2, HTTP, SFTP und X.400 an. Webasto richtet direkte Verbindungen über OFTP2 ein. Die Hoffmann Group akzeptiert OFTP2, AS2, HTTP(S), SFTP und FTP(S). Wer zwei Großkunden anbindet, braucht also unter Umständen zwei Protokolle, dazu Zertifikate, die ablaufen. Die Hoffmann Group verlangt für einen Zertifikatswechsel mindestens zwei Wochen Vorlauf, für eine Änderung der Datenstruktur oder einen Wechsel des EDI-Dienstleisters sechs Wochen.

Ist WebEDI ein sinnvoller Einstieg?

Für wenige Belege im Monat ja, als Dauerlösung für einen wachsenden Kunden eher nicht.

WebEDI ist ein Webportal: Die Bestellung des Kunden landet dort, und Sie tippen Bestellantwort, Lieferavis und Rechnung in Formulare, die das Portal in EDIFACT umwandelt. Der Dienstleister EDICENTER beschreibt WebEDI als schnell einsatzbereit und meist günstig, aber eher für geringe Datenmengen geeignet, weil die Eingabe von Hand erfolgt. Webasto verweist Lieferanten, die keine direkte EDI-Verbindung herstellen können, auf das WebEDI-Portal von SupplyOn; den Zugang bucht der Lieferant dort selbst und schließt den Vertrag mit SupplyOn.

Unsere Einschätzung, nicht gemessen: WebEDI automatisiert die Seite des Kunden, nicht Ihre. Die Bestellung steht im Portal und muss trotzdem in Ihr ERP, die Rechnung entsteht im ERP und muss trotzdem ins Portal. Sie haben eine Doppelerfassung, nur in einem anderen Fenster. Sobald ein Kunde täglich bestellt, rechnet sich die Frage neu.

Was kostet eine EDI-Anbindung?

Einige wenige Dienstleister veröffentlichen Preislisten. Danach liegen die laufenden Kosten im zweistelligen Euro-Bereich pro Monat und die Einrichtung im drei- bis niedrigen vierstelligen Bereich. Alle Zahlen sind Anbieterangaben, abgerufen am 16.10.2026, und keine Empfehlung für einen der Anbieter.

Drei Dinge stehen in keiner dieser Listen. Erstens die Arbeit in Ihrem eigenen ERP: EDI+EXPERTS nennt für die ERP-Integration ein individuelles Angebot, und auch die anderen Preise setzen voraus, dass Ihr System Daten in einem Format liefert, das der Dienstleister übersetzen kann. Welche Systeme im Markt sind, zeigt unser Vergleich der ERP-Systeme für den technischen Großhandel. Zweitens die eigene Arbeitszeit für Abstimmung, Stammdaten und Tests. Drittens Nummern: Wer eine GLN braucht und keine hat, zahlt bei GS1 Germany für eine einzelne GLN nach deren Preisliste 105 Euro im ersten Jahr und 92 Euro ab dem zweiten, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer.

Rechnen Sie nicht damit, dass der Kunde etwas übernimmt. Liebherr hält in seinen EDI-Bedingungen fest, dass jede Seite ihre Kosten für Einrichtung, Änderung und Betrieb selbst trägt. Belastbare, unabhängige Zahlen zu den Gesamtkosten einer EDI-Anbindung im technischen Fachhandel haben wir nicht gefunden. Spannen, die in Ratgebern von Dienstleistern kursieren, beruhen auf deren eigenen Schätzungen; wir geben sie nicht wieder.

Wie lange dauern Mapping und Testphase?

Ein veröffentlichter Zeitplan aus der Industrie rechnet mit rund drei bis vier Monaten, die längste Phase davon für Tests.

Mapping heißt: Jedes Feld der Kundennachricht wird einem Feld in Ihrem ERP zugeordnet, und zwar in beide Richtungen. Die Hoffmann Group erstellt je Partner ein eigenes Mapping; die Testphase endet erst, wenn alle Beteiligten freigegeben und einen gemeinsamen Go-Live-Termin festgelegt haben. Miele verlangt, Testnachrichten im Kopfsegment der Übertragung ausdrücklich als Test zu kennzeichnen.

Den konkretesten Zeitrahmen nennt der EDI-Leitfaden der Hochland-Gruppe (Version 1.4 vom 17.07.2020): rund zwei Wochen für die Abstimmung von Ansprechpartnern, Stammdaten und Nachrichten, zwei Wochen für die Einrichtung der Testsysteme, vier bis acht Wochen für die Tests, zwei Wochen für die Vorbereitung des Produktivsystems und zwei bis vier Wochen für den Go-Live mit enger Überwachung. Zusammen sind das rund 12 bis 18 Wochen. Das ist der Plan eines Lebensmittelherstellers, der per EDI auch technisches Material sowie Hilfs- und Betriebsstoffe bestellt; als Größenordnung taugt er, als Zusage nicht.

Woran scheitern EDI-Anbindungen im technischen Handel?

Nach unserer Einschätzung an Daten, die vorher niemand gebraucht hat. Vier Stellen zeigt vor allem der Hochland-Leitfaden.

Artikelnummern. EANCOM identifiziert Artikel standardmäßig über die GTIN. Hochland schreibt, abweichende Kennungen seien nach Absprache möglich und könnten Zusatzkosten verursachen. Wenn Ihre Artikel keine GTIN tragen oder Sie die Herstellernummer nicht sauber führen, ist das die erste Baustelle. Im Bestellbeispiel des Hochland-Leitfadens stehen zudem die Artikelnummer des Lieferanten und die des Kunden nebeneinander; wer keine Kundenartikelnummern pflegt, kann die Bestellung nicht automatisch zuordnen. Was ETIM, eCl@ss und BMEcat zu sauberen Stammdaten beitragen, steht in unserem Beitrag zu Produktdatenstandards für Fachhändler.

Mengen- und Preiseinheiten. Die Einheiten werden als dreistellige Codes übertragen, meist nach der Empfehlung 20 der UNECE; im Beispiel des Hochland-Leitfadens steht Stück als PCE und Kilogramm als KGM, und der Preis wird je Preiseinheit angegeben. Wer nach Meter, Rolle, Verpackungseinheit oder je 100 Stück kalkuliert, braucht eine Zuordnungstabelle je Kunde. Anders als bei OCI fällt ein Fehler hier nicht im Warenkorb auf, sondern oft erst in der Rechnungsprüfung.

Preise. Hochland lässt Konditionen in der Bestellantwort nur informativ zu: Es gelte immer der Preis aus der Bestellung, nachträgliche Preisänderungen seien persönlich zu klären und als Bestelländerung abzubilden. Stimmen Ihre Staffel- und Rahmenvertragspreise nicht mit den Preisen im System des Kunden überein, fällt das bei jeder Rechnung auf.

Teil- und Ersatzlieferungen. Die Bestellantwort kann bestätigte, abweichende und offene Mengen getrennt melden, und eine Rechnung kann nach GS1 mehrere Bestellungen und Lieferungen umfassen. Ob Ihr ERP Teillieferungen und Rückstände passend ausgibt, dürfte nach unserer Einschätzung die Testphase am stärksten verlängern; Erhebungen dazu haben wir nicht gefunden.

Was hat EDI mit der E-Rechnungspflicht zu tun?

Die Rechnungsnachricht INVOIC ist eine strukturierte Rechnung, aber nicht automatisch eine E-Rechnung im Sinne des Umsatzsteuergesetzes.

Maßstab ist die europäische Norm EN 16931. Nach der Übersicht der EU-Kommission stehen auf der Liste der normkonformen Formate nur zwei Syntaxen, UBL und CII; für EDIFACT gibt es mit CEN/TS 16931-3-4 zwar eine Abbildung der Norm auf INVOIC im Verzeichnis D16B, EDIFACT steht aber nicht auf dieser Liste. Eine INVOIC im Verzeichnis D.96A, wie Miele sie vorsieht, erfüllt die Norm deshalb nicht von selbst. Das Umsatzsteuergesetz lässt in § 14 Abs. 1 Satz 6 Nr. 2 andere Formate zu, wenn beide Seiten sie vereinbaren und sich die Pflichtangaben richtig und vollständig in ein normkonformes Format übertragen lassen. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt zusätzlich die Übergangsregel für EDI in § 27 Abs. 38 Nr. 3. Was daraus für Ihre Fristen folgt, steht in unserem Pillar-Artikel zur E-Rechnungspflicht im technischen Fachhandel.

Wenn Sie eine EDI-Rechnung an einen Großkunden aufbauen, klären Sie deshalb gleich, ob er dieselbe Nachricht nach 2027 weiter annimmt oder auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellt. Manche Kunden wollen gar keine EDI-Rechnung: Hochland schickt im Gutschriftsverfahren selbst eine INVOIC an den Lieferanten und nimmt EDI-Rechnungen nach seinem Leitfaden nicht an.

Wie gehen Sie eine EDI-Anfrage Schritt für Schritt an?

Mit dem Leitfaden des Kunden, nicht mit einem Dienstleisterangebot.

1. Leitfaden anfordern. Darin stehen Nachrichten, Version, Übertragungsweg, Testverfahren und Ansprechpartner.
2. Umfang festlegen. Klären Sie, welche Nachrichten Pflicht sind und welche optional, und ob die Rechnung per EDI, im Gutschriftsverfahren oder als E-Rechnung laufen soll.
3. Stammdaten prüfen. GLN, GTIN, Kundenartikelnummern, Mengen- und Preiseinheiten und die Konditionen müssen stimmen, bevor die erste Testnachricht läuft.
4. ERP-Anbieter fragen. Lassen Sie sich schriftlich bestätigen, welche der geforderten Nachrichten Ihr System erzeugen und verarbeiten kann und was die Anbindung kostet.
5. Betriebsmodell wählen. Eigenbetrieb, Dienstleister oder WebEDI. Holen Sie Angebote auf Grundlage des Kundenleitfadens ein, damit sie vergleichbar sind.
6. Test und Go-Live planen. Reservieren Sie Zeit für die Testphase, klären Sie einen Parallelbetrieb und benennen Sie, wer die Nachrichten danach überwacht.

Wenn Sie nur einen Schritt diese Woche machen: Fordern Sie bei dem Großkunden, der Sie auf EDI angesprochen hat, den Leitfaden an und legen Sie ihn Ihrem ERP-Anbieter vor. Die Antwort zeigt, ob Sie über Wochen reden oder über Monate.